프레젠테이션에서 차트 만들기
얼마전, 엄청난 의학 자료들로 가득찬 프레젠테이션을 준비하시는 한 의사분과 함께 작업을 한 적이 있습니다. 문제는 발표자인 이 의사분께서 프레젠테이션에 주어진 시간이 겨우 발표 5분에, 질의응답 시간 3분이었습니다.
프레젠테이션에서 데이타를 표시할 때, 우리는 항상 차트안에 가능한 많은 정보를 담도록 자신을 부추깁니다. 하지만 이렇게 하다 보면 청중들의 머릿속에 한꺼번에 너무 많은 정보를 담게 되어 과부하가 걸릴 수 있는 위험을 안게 됩니다.
아래의 슬라이드는 이러한 차트의 예를 보여주고 있습니다.
위 차트에는 정말로 필요하지 않은 정보들을 너무 많이 담고 있습니다. 위 차트를 보시면, 발표자가 세번째와 네번째 열을 노란색과 주황색으로 내용을 강조하고 싶어합니다. 다른 정보로는 발표자가 저자의 이름과 기간을 청중들에게 보여주고자 합니다. 오른쪽의 4개의 열들은 프레젠테이션에서 언급되지 않을 내용입니다.
여기서 문제는 오른쪽의 4개의 열들이 시선을 분산시키고 있다는 것입니다. 이 정보들은 프레젠테이션과 관련이 없거나, 발표자가 말하고자 하는 핵심에서 벗어난 내용입니다.
이런 경우에는 이 내용들을 지우시라고 권유하고 싶습니다. 물론 여러분의 상사가 지우는 것을 탐탁치 않아 할 수도 있지만, 더욱 더 중요한 것은 여러분의 슬라이드에 숨쉴 수 있는 공간을 만들어 주고, 청중에게 오로지 관련된 정보에만 집중할 수 있도록 해주는 것입니다. 제 개인적인 의견으로는 발표자가 프레젠테이션에서 “저자”와 “기간”에 관한 언급도 하지 않을 것이므로, 이 부분도 그다지 많은 연관성을 가지고 있지 않는 것으로 보이지만, 여하튼 나머지 4개열을 지움으로써 슬라이드는 한층 더 보기 좋게 만들어 질것입니다.
자, 위의 수정된 슬라이드는 훨씬 덜 지저분하고 덜 산만해 보입니다. 이제 청중들은 관련된 정보에만 집중할 수 있게 되고, 발표자도 필수적으로 중요한 정보들만 보여줄 수 있게 되었습니다.
만약 제가 이 슬라이드를 준비하게 된다면, 아래와 같이 슬라이드를 만들어 보고 싶습니다.
이렇게 만들면, 이 슬라이드에는 제가 말하고자 하는 정보들만 나타나게 됩니다. 청중의 주의를 산만하게 할 내용도 없고, 정보들이 깔끔하고 간결하게 제시되고 있습니다.
우리들 모두 프레젠테이션 슬라이드를 준비하다보면, 많은 자료들을 차트들로 가득 채우고 싶은 마음이 굴뚝같아집니다. 그러나, 우리는 반드시 청중들의 관점에서 생각해 보아야 합니다. 그리고, 관련된 정보들만 담아냄으로써 청중으로 하여금 그 정보에만 관심을 가질 수 있도록 집중하게 해 주는 것입니다. 만약 더 자세한 사항들을 전달하기 원한다면, 자료들을 따로 만들어 청중들에게 배포하는 것이 훨씬 실용적일 것입니다. 이렇게 하면, 청중들은 프레젠테이션이 끝난 후 세부 사항들을 따로 검토할 수 있게됩니다. 이런 핸드아웃 자료들은 프레젠테이션 시간이 매우 짧을 때 특히 더 중요합니다.
그러므로 프레젠테이션을 준비하실 때에는 반드시 청중을 생각하시기 바랍니다. 슬라이드를 준비하실 때에는 청중의 관점으로, 슬라에드에 있는 모든 정보들이 핵심 주제와 상응하는 내용인지 여러분 자신에게 물어보시기 바랍니다. 그렇지 않다면, 과감하게 지워버리시기 바랍니다.
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