How to effectively present in English in the 21st Century

얼마전, 저녁에 열리는 프레젠테이션 행사에 참관한 적이 있습니다. 이 행사는 자유 주제로 20분씩 발표하는 것으로, 많은 발표자들이 행사에 참여했습니다. 발표자들의 프레젠테이션들은 정말 훌륭했지만, 여러 발표자들에게서 반복적으로



이 날 사용된 마이크는 소형 마이크로, 발표자들의 셔츠나 옷깃에 부착하는 것이었습니다. 청중들이 볼 수 없을 정도로 마이크가 작아 좋은점이 있지만, 문제점이 하나 있었습니다.

그것은 바로, 발표자가 종종 마이크를 차고 있다는 것을 잊어버리고 프레젠테이션 도중 마이크를 계속 만지게 되는 것입니다. 마이크를 스치면서 나는 소리는 너무 귀에 거슬려, 결국 청중의 주의를 산만하게 만들어 버렸습니다.

그러므로, 소형 마이크로폰을 착용하고 프레젠테이션을 하실 때에는, 손과 팔이 마이크를 스치지 않도록 주의 하시고, 될 수 있으면 스치지 않는 부위에 착용하시기 바랍니다.

TED conference는 캘리포니아에서 매년 열리는 연례행사입니다. TED는 기술, 교육 및 디자인의 상징으로서, 새로운 생각들을 위한 가장 유익하고 흥미로운 행사중의 하나로 여겨집니다.

TED 웹싸이트는 전세계에서 모인 연설가들이 펼치는 훌륭한 프레젠테이션들의 보고(寶庫)입니다. 프레젠테이션은 모두 무료로 다운로드 받으실 수 있으며 다양한 언어의 자막들을 갖추고 있습니다 (한국어도 있습니다 ^^). 한국에서는 일년 내내 다양한 TEDx 행사가 열리고 있습니다. 서울의 훌륭한 TEDx 중 하나가 바로 TEDx Myoungdong으로, 웹싸이트를 방문하시면 더 자세한 정보를 보실 수 있습니다.

아래의 5개 TED 프레젠테이션은 프레젠테이션을 하시는 분들이 꼭 보셨으면 하는 내용들입니다.

아래의 프레젠테이션들을 보시고나면, 각각의 프레젠테이션들이 매력적인 이야기들을 담고 있고, 일부는 뛰어난 슬라이드를 보여주고 있거나 또는 청중에게 영감을 불어 넣어주고 있다는 것을 깨닫게 될 것입니다. 각각의 프레젠테이션은18여분이라는 (3분짜리도 있습니다 ^^) 길지 않은 시간이지만, 이 프레젠테이션들을 감상하시고 나면, 놀라운 점들을 배우게 될 것입니다.

1. Sir Ken Robinson

뛰어난 스토리와 환상적인 유머의 조합

2. Jill Bolte Taylor

실제 뇌를 보여주는 놀라운 demonstration 과 훌륭한 스토리텔링

3. Richard St John

경이로울만큼 간결한 슬라이드, 그리고 진정으로 영감을 불어넣어주는 내용

4. Mike Rowe

여지껏 보아 온 프레젠테이션 중 가장 훌륭한 스토리 텔링.

5. Tony Robbins

놀랍도록 파워풀한 에너지와 청중들의 참여도

얼마전, 엄청난 의학 자료들로 가득찬 프레젠테이션을 준비하시는 한 의사분과 함께 작업을 한 적이 있습니다. 문제는 발표자인 이 의사분께서 프레젠테이션에 주어진 시간이 겨우 발표 5분에, 질의응답 시간 3분이었습니다.

프레젠테이션에서 데이타를 표시할 때, 우리는 항상 차트안에 가능한 많은  정보를 담도록 자신을 부추깁니다. 하지만 이렇게 하다 보면 청중들의 머릿속에 한꺼번에 너무 많은 정보를 담게 되어 과부하가 걸릴 수 있는 위험을 안게 됩니다.

아래의 슬라이드는 이러한 차트의 예를 보여주고 있습니다.

위 차트에는 정말로 필요하지 않은 정보들을 너무 많이 담고 있습니다. 위 차트를 보시면, 발표자가 세번째와 네번째 열을 노란색과 주황색으로 내용을 강조하고 싶어합니다. 다른 정보로는 발표자가 저자의 이름과 기간을 청중들에게 보여주고자 합니다. 오른쪽의 4개의 열들은 프레젠테이션에서 언급되지 않을 내용입니다.

여기서 문제는 오른쪽의 4개의 열들이 시선을 분산시키고 있다는 것입니다. 이 정보들은 프레젠테이션과 관련이 없거나, 발표자가 말하고자 하는 핵심에서 벗어난 내용입니다.

이런 경우에는 이 내용들을 지우시라고 권유하고 싶습니다. 물론 여러분의 상사가 지우는 것을 탐탁치 않아 할 수도 있지만, 더욱 더 중요한 것은 여러분의 슬라이드에 숨쉴 수 있는 공간을 만들어 주고, 청중에게 오로지 관련된 정보에만 집중할 수 있도록 해주는 것입니다. 제 개인적인 의견으로는 발표자가 프레젠테이션에서 “저자”와 “기간”에 관한 언급도 하지 않을 것이므로, 이 부분도 그다지 많은 연관성을 가지고 있지 않는 것으로 보이지만, 여하튼 나머지 4개열을 지움으로써 슬라이드는 한층 더 보기 좋게 만들어 질것입니다.

자, 위의 수정된 슬라이드는 훨씬 덜 지저분하고 덜 산만해 보입니다. 이제 청중들은 관련된 정보에만 집중할 수 있게 되고, 발표자도 필수적으로 중요한 정보들만 보여줄 수 있게 되었습니다.

만약 제가 이 슬라이드를 준비하게 된다면, 아래와 같이 슬라이드를 만들어 보고 싶습니다.

이렇게 만들면, 이 슬라이드에는 제가 말하고자 하는 정보들만 나타나게 됩니다. 청중의 주의를 산만하게 할 내용도 없고, 정보들이 깔끔하고 간결하게 제시되고 있습니다.

우리들 모두 프레젠테이션 슬라이드를 준비하다보면, 많은 자료들을 차트들로 가득 채우고 싶은 마음이 굴뚝같아집니다. 그러나, 우리는 반드시 청중들의 관점에서 생각해 보아야 합니다. 그리고, 관련된 정보들만 담아냄으로써 청중으로 하여금 그 정보에만 관심을 가질 수 있도록 집중하게 해 주는 것입니다. 만약 더 자세한 사항들을 전달하기 원한다면, 자료들을 따로 만들어 청중들에게 배포하는 것이 훨씬 실용적일 것입니다. 이렇게 하면, 청중들은 프레젠테이션이 끝난 후 세부 사항들을 따로 검토할 수 있게됩니다. 이런 핸드아웃 자료들은 프레젠테이션 시간이 매우 짧을 때 특히 더 중요합니다.

그러므로 프레젠테이션을 준비하실 때에는 반드시 청중을 생각하시기 바랍니다. 슬라이드를 준비하실 때에는 청중의 관점으로, 슬라에드에 있는 모든 정보들이 핵심 주제와 상응하는 내용인지 여러분 자신에게 물어보시기 바랍니다. 그렇지 않다면, 과감하게 지워버리시기 바랍니다.

Recently I have been working with a doctor on preparing a presentation where there is a lot of medical data. The problem is that the presenter has only five minutes to make the presentation and will then be allowed to answer question for 3 minutes.

When we present data in a presentation the temptation is to load as much information as possible into the chart, but when we do this we are running the risk of overloading our audience’s brain with too much information. And the information we really want our audience to see and learn is lost in a chart full of unecessary information.

Below is an example of such a chart:

On this chart we have a lot of information that really is not necessary. In this example, the presenter wants to highlight the yellow and orange columns. Other information the presenter wants the audience to see is the authors names and the dates. The four columns at the end of the table is not referred to in the presentation.

The problem here is that the final four columns are distractions. They are not relevant to the presentation or to the point the presenter is making.

My advice in this situation is to remove them. While your boss may not like this, it is more important to allow your slide to ‘breath’ and to give your audience the chance to focus on the information that is relevant. While I personally think that the “author” and the “period” is also not relevant, as these are not referred to by the presenter, this slide can be improved by removing the final four slides:

Now the slide looks much less cluttered and messy. The audience has a chance to actually focus on the relevant information, and the presenter is now showing essentially the important information only.

If I were given the opportunity to prepare this slide, here’s how I would present it:

Now, only the information I talk about is presented on the slide. There is nothing to distract my audience and the information is presented in a clear and concise way.

When we prepare presentation slides, it is very tempting to overload out charts with data. However, we must think about our audience, and so only putting in the information that is relevant allows us to focus our audience’s attention on that information and nothing else. If we want to give more detail, then this is where a handout can be useful. Our audience members can then study the data in more detail after our presentation. This is particularly important when we have a very short time to give our presentation.

So, please think about your audience, put yourself in their shoes when you prepare your slides and ask yourself if all the data in your slide is really relevant. If it is not, remove it.

I have lived and worked in Korea for eight years, and during that time I have come to realise that, in general, the English ability of Korean people at speaking in English is good. The weakness that Korea has with English is confidence. There is a lack of confidence among most Korean people when they have to speak in English. This largely comes from the fact that most Korean people do not have many opportunities to use the English they know, and therefore do not get enough real practice.

However, there are a few things you can do, that can help with your English that can make you sound and feel more confident.

Here are my top five tips for speaking better and more confident English:

1 Use Shorter Sentences.

Shorter sentences makes your English more understandable and is easier for you to say. For example:

“I do not like the rain because it makes me feel gloomy.”

This sentence is too long. We do not need to know that you feel gloomy, because the reason most people do not like the rain is because it makes them feel gloomy. All you need to say is:

“I do not like the rain”

If we want more information, we will ask for it.

2 Stop Treating English An Academic Subject

When you are at school, you are usually learning English to pass exams. Because of this we often see English in a negative way. When you see something in a negative way, you never feel inspired to learn or improve. Once you start working, English should be used to communicate. Just like your typing skill gets better by typing more, your English will improve by using it more.

So, start having fun with English. Throw away all those boring textbooks and grammar books, and start reading newspapers, magazines and blogs. You are an adult now and so start using English as a tool, not as a school subject. With practice and a little bit of time your English communication skills will improve.

A great English newspaper for Korean people is Chosun Ilbo English

3 Seek Out Opportunities to use English

English is a skill, and like all skills you need to practice regularly. Professional golfers spend hours and hours practicing everyday, Yuna Kim spends six to eight hours a day practicing. You never become good at anything without practice. So stop making excuses for not using English and start making excuses for using English. Volunteer to write English emails for colleagues, make telephone calls in English instead of putting it off and writing an email. Become the English expert in your office.

4 Make English Fun!

Too often I hear my students say they see English as a chore. If English really is a chore to you then perhaps you should give up on English and learn something else. To become more confident and better at English, like anything else, you really do have to have fun with it. Find a blog or magazine on a subject you like, for example a photography blog if you like photography, or a cooking magazine if you like cooking. Find friends who enjoy English and hang out with them more, use English phrases whenever you can. But the most important thing is have fun!!!

5 Watch Arirang TV News Every Night

CNN and BBC news is not going to help you very much. Their news items are often about Afghanistan, Iraq or something you neither have interest in or know anything about. By watching Arirang TV news the subjects will be on Korean news items and things you either know about or have an interest in.

Remember the important thing is that you have fun with English and you stop seeing English as just another academic subject you must learn. By having fun and seeking out opportunities to use English, not only will you become more confident with English, you will also improve your English ability without even trying.