How to effectively present in English in the 21st Century

21세기 비즈니스는 엄청난 발전을 해 왔습니다. 우리는 이제 클라우드 컴퓨팅을 통해 동료나 사업 파트너들과 간편하게 파일을 공유하고 생성할 수 있습니다. 또, 무선 인터넷과 스마트 폰의 급격한 성장으로 사무실과 즉각적인 소통도 할 수 있으며, 이미지와 동영상의 발달은 극에 달아 수 천 마일 떨어져 사는 가족들과도 영상 통화를 통해 서로를 볼 수 있게 되었습니다.

하지만 이러한 기술적 발전에도 불구하고, 오늘날 이루어지는 비즈니스 프레젠테이션들은 아직까지 90년대 스타일을 벗어나지 못하고 있는 것들이 태반입니다. 발표자가 하고자 하는 이야기를 훨씬 이해하기 쉽도록 도와줄 수 있는 이미지는 거의, 심지어는 전혀 찾아 볼 수 없고, 프레젠테이션에 동영상을 삽입하는 발표자는 손가락으로 겨우 꼽을 수 있을 만큼 극히 드뭅니다. 동영상은 아예 사용하지 않거나, 그나마 사용되는 것도 프레젠테이션 내용과 관련없는 것들이 전부입니다.

많은 사람들이 파워포인트를 비난하지만, 사실 파워포인트는 잘못이 없습니다. 파워포인트는 지난 십년간 이미지와 동영상을 훨씬 더 쉽게 사용할 수 있도록 업그레이드 되어 왔기 때문입니다.

이미지도 별로 없고, 동영상도 없는 프레젠테이션들을 보다보면, 기술은 계속해서 진보되어 가고 있는데, 90년대에 교육 받았던 업무 관리자들은 여전히 그 시대에 머물러 있는것 같다는 생각이 듭니다.

이렇게 전형적이고, 지루한 텍스트 위주의 프레젠테이션을 만드는 발표자들은 갖은 변명과 핑계거리를 늘어 놓습니다. 그 중 제가 가장 많이 들었던것은

“우리 회사의 고객들은  새로운 스타일의 프레젠테이션을 좋아하지 않아요”  였습니다.

이건 완전 말도 안되는 거짓말입니다. 세대를 막론하고 어느 누구에나 물으면, 백이면 백 전부 지겹고 고리타분한 방식의 프레젠테이션을 싫어한다고 대답합니다. 여러분의 고객도 그들 중 하나입니다. 그런데 여러분은 왜 여전히 고리타분하고 지겨운 프레젠테이션을 고집하고 계십니까?

제 개인적인 견해로는 이런 문제의 일부가, 90년대에 교육을 받았던 관리자들이 21세기형 비즈니스 사고에 부응하지 못하는 점에 있다는 생각이 듭니다. 즉, 이 분들은 여전히 리스트화 된 사실, 수치 그리고 세부 사항들만이 제품 판매를 위해 필요한 것이라고 믿고 있기 때문입니다.

인스턴트 메세징, 케이블과 위성 티비 그리고 원격 회의 및 스마트 폰이 활성화 되어 있는 세상에서, 여러분의 고객들이 주의를 기울이는 시간은 급격히 짧아지고 있습니다. 과거 평균적으로 한 사람이 사물 하나에 집중할 수 있었던 시간이 대략 15분 정도라고 생각했다면, 현재 그 수치는 5분이 채 되지 않을 정도로 줄어들었습니다.

여러분의 고객이 지금 알고 싶어하는 것은 “여러분 회사의 제품이나 서비스가 자신에게 얼마나 이익이 될까?” 입니다. 여러분은 최대 10분 가량의 시간동안 고객에게 이에 관한 메세지를 전부 전할 수 있어야 합니다. 만약 10분을 넘기신다면, 정말 죄송한 이야기이지만 여러분은 그 고객을 잃게 될 것입니다.

여러분의 고객이 원하는 21세기형 프레젠테이션은, 자신에게 유용한 정보를 주면서도 “그것이 (제품 또는 서비스) 내게 얼마나 이로울까?”라는 질문에 답을 줄 수 있는 것이어야 합니다.

다른 세부 사항은 고객에게 자료로 전해져야 합니다. 이 자료에는 고객이 원한다면 나중에 살펴볼 수 있도록 고루한 기술적 세부사항과 모든 데이타들이 담기게 될 것입니다.

그러니, 제발 90년대에서 깨어나 21세기에 동참하시기 바랍니다. 리스트화된 사실과 수치 그리고 텍스트로 가득한 프레젠테이션은 이제 그만, 좀 더 창의적인 프레젠테이션을 만들어 보시기 바랍니다. 여러분의 슬라이드를 제작해 줄 수 있는 디자인 팀을 따로 두어 가능한 적은 텍스트와 시각적으로 어필할 수 있는 프레젠테이션을 만들고 싶다고 요청하십시오.

사람들은 종종 제게 “어떻게 하면 스티브 잡스처럼 프레젠테이션을 할 수 있죠?”라고 묻곤 합니다. 대답은 간단합니다.

첫 번째, 텍스트를 아예 담지 않거나 최소의 분량만으로 프레젠테이션 내용과 관련된 시각적인 슬라이드를 만드세요.

두 번째, 연습하고 연습하고 또 연습하세요.

방법은 이렇게 정말 간단하답니다.

I am getting a little worried. Now the book is finished and is with the publishers, I have had time to read posts in many other blogs on presenting. Most are very good, and offer great advice. However, there are quite a lot of blogs out there that appear – to me anyway – to be over complicating what should be a simple, business communication tool – ie the presentation.

Presenting is a very common business communication method. We use it to tell potential customers about our products, to give our staff details about new initiatives and we can use them for training our staff. Yet, many well intentioned bloggers are posting more and more complicated ways of presenting.

Lets get real for a moment. The average business executive does not have a spare 60 hours to prepare for a presentation. Perhaps Steve Jobs has that time available, but your average salary man / woman is being paid to do a job, and that job is not spending two weeks preparing for a presentation to a staff meeting.

So, here’s my suggestion for a four hour preparation time presentation:

1. Spend 30 minutes brainstorming ideas – I know some presentation coaches think brainstorming is not a great idea, but I think it is still the best way to get your ideas out and onto something you can organise.

2. Spend another 30 minutes organising your ideas into the points and stories you want to tell your audience.

3. Spend one hour designing and preparing your presentation slides – remember images beat text every time – so keep the text to a minimum and the images to a maximum.

4. Practice, practice and practice again for the next two hours.

Now, this is not a method I would follow if I was preparing a presentation that would be career changing, but for a regular staff meeting / training session or a product update presentation, then really there is no need to spend any longer on this.

Presentations should be simple and easy to understand. Our audiences have a very short attention span, so complicated, long winded presentations do not work today, So keep it simple, keep to the point and go out there and enjoy yourself. After all, you are only doing what comes naturally to humans – communicating.