How to effectively present in English in the 21st Century

21세기 비즈니스는 엄청난 발전을 해 왔습니다. 우리는 이제 클라우드 컴퓨팅을 통해 동료나 사업 파트너들과 간편하게 파일을 공유하고 생성할 수 있습니다. 또, 무선 인터넷과 스마트 폰의 급격한 성장으로 사무실과 즉각적인 소통도 할 수 있으며, 이미지와 동영상의 발달은 극에 달아 수 천 마일 떨어져 사는 가족들과도 영상 통화를 통해 서로를 볼 수 있게 되었습니다.

하지만 이러한 기술적 발전에도 불구하고, 오늘날 이루어지는 비즈니스 프레젠테이션들은 아직까지 90년대 스타일을 벗어나지 못하고 있는 것들이 태반입니다. 발표자가 하고자 하는 이야기를 훨씬 이해하기 쉽도록 도와줄 수 있는 이미지는 거의, 심지어는 전혀 찾아 볼 수 없고, 프레젠테이션에 동영상을 삽입하는 발표자는 손가락으로 겨우 꼽을 수 있을 만큼 극히 드뭅니다. 동영상은 아예 사용하지 않거나, 그나마 사용되는 것도 프레젠테이션 내용과 관련없는 것들이 전부입니다.

많은 사람들이 파워포인트를 비난하지만, 사실 파워포인트는 잘못이 없습니다. 파워포인트는 지난 십년간 이미지와 동영상을 훨씬 더 쉽게 사용할 수 있도록 업그레이드 되어 왔기 때문입니다.

이미지도 별로 없고, 동영상도 없는 프레젠테이션들을 보다보면, 기술은 계속해서 진보되어 가고 있는데, 90년대에 교육 받았던 업무 관리자들은 여전히 그 시대에 머물러 있는것 같다는 생각이 듭니다.

이렇게 전형적이고, 지루한 텍스트 위주의 프레젠테이션을 만드는 발표자들은 갖은 변명과 핑계거리를 늘어 놓습니다. 그 중 제가 가장 많이 들었던것은

“우리 회사의 고객들은  새로운 스타일의 프레젠테이션을 좋아하지 않아요”  였습니다.

이건 완전 말도 안되는 거짓말입니다. 세대를 막론하고 어느 누구에나 물으면, 백이면 백 전부 지겹고 고리타분한 방식의 프레젠테이션을 싫어한다고 대답합니다. 여러분의 고객도 그들 중 하나입니다. 그런데 여러분은 왜 여전히 고리타분하고 지겨운 프레젠테이션을 고집하고 계십니까?

제 개인적인 견해로는 이런 문제의 일부가, 90년대에 교육을 받았던 관리자들이 21세기형 비즈니스 사고에 부응하지 못하는 점에 있다는 생각이 듭니다. 즉, 이 분들은 여전히 리스트화 된 사실, 수치 그리고 세부 사항들만이 제품 판매를 위해 필요한 것이라고 믿고 있기 때문입니다.

인스턴트 메세징, 케이블과 위성 티비 그리고 원격 회의 및 스마트 폰이 활성화 되어 있는 세상에서, 여러분의 고객들이 주의를 기울이는 시간은 급격히 짧아지고 있습니다. 과거 평균적으로 한 사람이 사물 하나에 집중할 수 있었던 시간이 대략 15분 정도라고 생각했다면, 현재 그 수치는 5분이 채 되지 않을 정도로 줄어들었습니다.

여러분의 고객이 지금 알고 싶어하는 것은 “여러분 회사의 제품이나 서비스가 자신에게 얼마나 이익이 될까?” 입니다. 여러분은 최대 10분 가량의 시간동안 고객에게 이에 관한 메세지를 전부 전할 수 있어야 합니다. 만약 10분을 넘기신다면, 정말 죄송한 이야기이지만 여러분은 그 고객을 잃게 될 것입니다.

여러분의 고객이 원하는 21세기형 프레젠테이션은, 자신에게 유용한 정보를 주면서도 “그것이 (제품 또는 서비스) 내게 얼마나 이로울까?”라는 질문에 답을 줄 수 있는 것이어야 합니다.

다른 세부 사항은 고객에게 자료로 전해져야 합니다. 이 자료에는 고객이 원한다면 나중에 살펴볼 수 있도록 고루한 기술적 세부사항과 모든 데이타들이 담기게 될 것입니다.

그러니, 제발 90년대에서 깨어나 21세기에 동참하시기 바랍니다. 리스트화된 사실과 수치 그리고 텍스트로 가득한 프레젠테이션은 이제 그만, 좀 더 창의적인 프레젠테이션을 만들어 보시기 바랍니다. 여러분의 슬라이드를 제작해 줄 수 있는 디자인 팀을 따로 두어 가능한 적은 텍스트와 시각적으로 어필할 수 있는 프레젠테이션을 만들고 싶다고 요청하십시오.

사람들은 종종 제게 “어떻게 하면 스티브 잡스처럼 프레젠테이션을 할 수 있죠?”라고 묻곤 합니다. 대답은 간단합니다.

첫 번째, 텍스트를 아예 담지 않거나 최소의 분량만으로 프레젠테이션 내용과 관련된 시각적인 슬라이드를 만드세요.

두 번째, 연습하고 연습하고 또 연습하세요.

방법은 이렇게 정말 간단하답니다.

I am getting a little worried. Now the book is finished and is with the publishers, I have had time to read posts in many other blogs on presenting. Most are very good, and offer great advice. However, there are quite a lot of blogs out there that appear – to me anyway – to be over complicating what should be a simple, business communication tool – ie the presentation.

Presenting is a very common business communication method. We use it to tell potential customers about our products, to give our staff details about new initiatives and we can use them for training our staff. Yet, many well intentioned bloggers are posting more and more complicated ways of presenting.

Lets get real for a moment. The average business executive does not have a spare 60 hours to prepare for a presentation. Perhaps Steve Jobs has that time available, but your average salary man / woman is being paid to do a job, and that job is not spending two weeks preparing for a presentation to a staff meeting.

So, here’s my suggestion for a four hour preparation time presentation:

1. Spend 30 minutes brainstorming ideas – I know some presentation coaches think brainstorming is not a great idea, but I think it is still the best way to get your ideas out and onto something you can organise.

2. Spend another 30 minutes organising your ideas into the points and stories you want to tell your audience.

3. Spend one hour designing and preparing your presentation slides – remember images beat text every time – so keep the text to a minimum and the images to a maximum.

4. Practice, practice and practice again for the next two hours.

Now, this is not a method I would follow if I was preparing a presentation that would be career changing, but for a regular staff meeting / training session or a product update presentation, then really there is no need to spend any longer on this.

Presentations should be simple and easy to understand. Our audiences have a very short attention span, so complicated, long winded presentations do not work today, So keep it simple, keep to the point and go out there and enjoy yourself. After all, you are only doing what comes naturally to humans – communicating.

One of the most common presentations people do is presenting their company. Like most things there are some guidelines you should follow. Sadly, most companies prepare a 40 to 60 minute presentation detailing things such as company management structure, financial growth over the last few years and a detailed explanation of each individual factory and office. This is simply far too much information.

A company introduction should last between ten and fifteen minutes. Anything longer is too much detail. It should include four things. These are:

Brief history

What you make or do

Who are your customers

What makes you unique and or different

When you are talking about your company’s history, rather than put a bullet pointed list of important dates on a slide, your audience is far more interested in the stories. For example introducing Hyundai would be a dream because there are so many stories around the founding of Hyundai. For example selling rice on the streets of Seoul in the 1920′s and repairing cars in the 1930′s and 40′s.

By telling stories of your company’s foundation you immediately create an interest in the company. Apple and the early days in Steve Wozniak’s parent’s garage, Microsoft’s first meeting with IBM and Richard Branson selling second-hand records from the basement of his parent’s house. All these stories are fascinating and audiences love them.

When you come to talk about what you do and who you sell to, don’t go into detail about contract sizes or individual components. Talk about unique technology in your products, give a couple of examples of your customers and how they feel about you.

Finally, telling your audience what makes you unique and different from your competitors sets you apart from your competition. Remember, your audience might not be attending your presentation only, they may be going to see your competitor tomorrow. So you need to stand out and impress now.

Short, simple, story filled introductions will always beat long, detailed factually based introductions.

There is one exception to this rule.

If you are introducing your company to new employees – then you can put in more detail, but personally, I would stick to the simple version and create an interest and a pride in the new employee.

Today, on the Discovery Channel there was a documentary about Concorde’s last flight and the accident in 2000 that happened at Charles De Gaulle Airport. During the documentary, one British Airway’s Concorde’s pilots told the story of how Concorde was accepted to JFK Airport in New York – an airport vital to the success (and future) of Concorde.

Concorde was not a quiet plane. In fact Concorde was very noisy. I was very lucky to see Concorde several times landing at Leeds / Bradford Airport nearby the house I grew up in and I remember a staggeringly beautiful airplane that looked so graceful. But WOW! was it noisy. Because of this noise, there were many protesters and demonstrations at JFK Airport demanding that the airport refuse permission for Concorde to land there.

When Concorde flew in to JFK Airport shortly after a temporary ban was lifted in 1977, a press conference was called. Captain Brian Walpole of British Airways reported that the American media were very hostile towards the Concorde team. The press conference was being held in a hanger at JFK and shortly after the conference began Concorde was towed into the hanger behind the gathered media. As Concorde came in, the media and public went deathly quiet. All you could hear were people saying how beautiful the plane was. Shortly after this event Concorde was accepted and the vital link between London and New York was established and ran right up to the retirement of Concorde in 2003.

Captain Walpole states that had Concorde not come in to the conference when it did, Concorde would never have flown in to JFK and quite likely we would never have seen Concorde for the many years we did.

Never underestimate the power of real life visuals in your presentations. Words do have power, but if you can, and if the opportunity is there, alway use a real live product to show your audience. It carries more power than just spoken words.

최근 참석했던 세미나에서 도통 요점을 알 수 없는 프레젠테이션들이 몇몇 있었습니다. 발표자가 말하고자 하는 의도를 모르겠고, 무엇 하나 배울 점도 없어 제 소중한 시간을 빼앗긴것 같은 기분이 들었습니다.

문제의 원인은 발표자가 너무 많은 정보들을 프레젠테이션에 담아내려다 보니 생긴것이었습니다. 이로 인해 청중들은 혼란스러워 지게 되고, 전체 프레젠테이션은 길고 지루하게 느껴져 요점을 잃어버리게 되었던 것입니다.

많은 세부설명이 필요한 프레젠테이션은 실제로 극히 드뭅니다. 예를 들어, 여러분의 잠재 고객에게 자신의 회사를 소개해야 할 때에는, 회사에서 판매하고 있는 상품 하나하나가 어떻게 만들어지고 통계수치는 어떠한지 등을 자세하게 설명할 필요가 없습니다. 이런 세부사항들은 나중에 고객과의 개별적 미팅시 다루어져야 하는 내용입니다. 여러분이 잠재고객에게 드려야 할 정보는 간단한 회사 연혁 ( 언제 회사가 설립되고, 몇명의 직원들로 구성이 되어 있는지, 회사의 위치 등등)과, 또 고객에게 도움이 될 상품과 서비스는 무엇이 있는지, 향후 어느 분야에 주력할 기획인지 등만으로도 충분합니다. 회사를 소개하는 자리라면, 이 모든것들을 10분에서 20분 소요의 프레젠테이션으로 마치는 것이 이상적입니다.

하지만 애석하게도, 많은 회사들이 아직도 회사소개 프레젠테이션에만 1시간 이상을 진행합니다. 부디 제 말을 믿어주시기 바랍니다. 만약 여러분이 1시간씩 회사 소개를 하신다면, 여러분의 잠재 고객은 정말 지루해 미치게 될 것입니다. 프레젠테이션을 이렇게 길게 할 필요가 전혀 없습니다. 행여 이런 분들이 계시면 도시락 싸들고 말리고 싶은게 저의 심정입니다, 제발 부탁드리오니, 이렇게 진행하지 마시기 바랍니다.

프레젠테이션을 기획하실 때에는, 반드시 핵심 요점을 찾으시기 바랍니다. 핵심 포인트를 정하셨다면, 그것을 위주로 프레젠테이션을 만드십시요. 청중이 여러분의 프레젠테이션으로부터 배웠으면 하는 부분이 무엇입니까?.  프레젠테이션에서 이 질문에 대해 간단하게, 그리고 너무 많은 기술적 설명이 필요하지 않게 답하시기 바랍니다.

상세한 기술적 부연 설명이나 자료들을 꼭 첨부하고자 하신다면, 프레젠테이션이 끝난 후 청중들에게 나누어 줄 수 있는 핸드카피를 고려해 보시기 바랍니다. (절대 프레젠테이션 시작 부분에 나누어 주지는 마시구요. ^^ 시작 부분에 나누어 주시면, 청중분들은 여러분의 프레젠테이션 내내 핸드카피만 뒤적거리실 겁니다). 이렇게 하시면 여러분의 섬세한 배려에 청중분들도 고마워하게 될 것입니다.