Here’s a little presentation I did recently for CBC News here in Korea about my cultural journey – coming from the United Kingdom to Korea, and some of the things I have noticed that are different.

It is a light hearted look, but I hope it can show you how to keep a presentation natural, and how to use good quality slides to help your audience to fully understand what you are saying.

One of the best places to get ideas for presentation themes and designs is slideshare.net. It literally has thousands of presentations that you can view and in many cases download.

Many of these presentations have been designed by professional designers and these presentations can give you a lot of inspiration for your next presentation project. Many of the presentations can actually convey a simple message just by the images and few words that are contained in the slides.

So, below I have listed my top five favorite presentations on slideshare.net.

프레젠테이션 테마와 디자인에 대한 아이디어를 얻을 수 있는 최적의 리소스 중 하나가 바로 slideshare.net 입니다. 이 웹싸이트는 글자 그대로 여러분들이 볼 수 있는 프레젠테이션이 수 천개에 달하고 다운로드도 받으실 수 있는 곳입니다.

이 곳의 프레젠테이션들은 전문 디자이너에 의해 제작된 것들이 많아, 다음에 있을 여러분의 프레젠테이션 프로젝트에 많은 영감과 아이디어를 제공해 줄 것입니다. 또, 이 곳에서는 이미지와 몇 몇 단어들로 구성된 슬라이드 만으로 간단한 메시지를 전달해 줄 수 있는 프레젠테이션들이 꽤 많이 있습니다.

이 곳의 프레젠테이션들은 전문 디자이너에 의해 제작된 것들이 많아, 다음에 있을 여러분의 프레젠테이션 프로젝트에 많은 영감과 아이디어를 제공해 줄 것입니다. 또, 이 곳에서는 이미지와 몇 몇 단어들로 구성된 슬라이드 만으로 간단한 메시지를 전달해 줄 수 있는 프레젠테이션들이 꽤 많이 있습니다.

Lead By Example by Ryan Fashing

One of the things I notice a lot is the number of presentations that use a white background in their slides. This poses a number of problems because it is another way an audience can see that the presenter has not thought very much about their slide design or even their audience.

White is a default background, it is also very bright and can be tiring to the eye. It also looks quite amateurish. Taking the time to think a little about the overall ‘feel’ of your presentation can really show your audience that you care, not only about your presentation, but also about your audience’s comfort.

Take a look at the slide examples below:

The white background looks OK, but it also looks like it is a slide on a projector. However, if you look at the slide with the black background it now looks much more professional and it does not show a ‘white box’. The focus of your audience attention is naturally going to focus on the words on the slide as there is nothing else to look at.

Making this simple, but effective change can make a very big difference to the overall look and feel of your presentation.

요즈음 기업체에 강의를 나가다 보면, 엑셀 문서를 전체 화면으로 보여주며 프레젠테이션 하는 발표자들을 종종 만나게 됩니다.

이번에 드리는 충고가 마지막이었으면 좋겠네요. 엑셀 프로그램을 프레젠테이션으로 제발! 제발 절대 사용하지 마십시오. 스프레드시트는 큰 화면에 표기하기 위해 만들어진 프로그램이 아닙니다. 이런 엑셀 문서를 프레젠테이션에서 보여주려 한다면, 분명 5초만에 여러분은 청중의 관심을 싸그리 잃어버리게 될 것입니다.

프레젠테이션에 엑셀 프로그램을 사용하지 말아야 하는 많은 이유 중, 확실히 문제가 되는 몇 가지들을 아래와 같이 적어보았습니다.

• 엑셀 프로그램으로 쓰여진 텍스트들은 사이즈가 너무 작아, 청중이 읽는데 어려움을 느끼게 됩니다.
• 발표자의 말을 들으면서 동시에 스크린에 적힌 내용들을 봐야 하는 청중에게는 지나치게 많은 자료들이 스프레드 시트에 올려지게 됩니다.
• 보기에도 끔직합니다.
• 프레젠테이션을 위해 그다지 많은 노력을 쏟은 것 같지 않아 숙련되지 못한 발표자처럼 보이게 만듭니다.
• 말 그대로 전혀 효과가 없습니다. 청중은 여러분이 기억해 주었으면 하는 데이터들을 절대 기억하지 못할 것입니다.

그렇다면, 대신 어떻게 해야 할까요?

데이터를 제시하고 싶다면, 가장 중요한 수치만을 골라 각각의 슬라이드에 따로따로 기재하시기 바랍니다. 이렇게 함으로써, 발표자인 여러분이 이야기 하고 있는 수치에 청중이 집중할 수 있게 되는 것입니다. 자세한 정보들은 프레젠테이션이 끝나고 청중에게 유인물로 나누어 줄 수 있습니다.

다른 방법으로, 청중이 5~15명 정도의 적은 인원이라면, 스크린을 아예 사용하지 마시고 대신 데이터 시트를 충분히 복사해 청중에게 나눠주시기 바랍니다. 이렇게 한다면 데이터 시트 위에 간단하게 메모를 할 수 있어, 청중이 프레젠테이션의 중요한 사항들을 기억하는데 도움이 될 것입니다.

엑셀로 얻어진 시트를 이미지 파일로 가져와 슬라이드 전체 화면으로 이용하는 것은, 청중을 배려하지 않는 심지어 발표자 자신이 전하고자 하는 메시지 마저 신경 쓰지 않는다는 것을 보여주는 것입니다. 데이터가 많은 프레젠테이션을 준비하신다면, 어떻게 해야 이 데이터들을 명확하게, 그리고 이해하기 쉽도록 나타낼 수 있을지 신중하게 생각할 시간이 필요합니다.

항상 청중을 먼저 생각하십시오. 여러분의 동료나 상사가 아닌 청중이야 말로 여러분이 발표하고 있는 그 곳의 가장 중요한 사람이라는 것을 기억하시기 바랍니다.

Recently as I have been teaching in a number of companies I have seen quite a few presenters doing a presentation by showing a full screen of a Microsoft Excel document.

Let me say this just one time: Never never NEVER use an Excel program as your presentation. Spreadsheets were not designed to be presented on a big screen, and if you do try and present an Excel document in a presentation you will lose your audience within five seconds.

There are many reasons for this and below I have listed just some of the more obvious ones:

• Your audience are going to have real difficulty reading the text as it will be too small
• there is far too much data on a spreadsheet for you audience to see what is on the screen and listen to you at the same time.
• It looks terrible.
• It makes you look unprofessional as it gives the impression you have not tried very hard to make your presentation.
• It simply does not work. Your audience will never remember the data you want them to remember.

What to do instead

If you are going to present data, then pick out the most important figures and put those on an individual slide. Doing this enables your audience to focus on the figures you are talking about at that time. The fine details can be put into a handout and given to your audience at the end of your presentation

Alternatively, if you have a small audience – say 5 to 15 people – do not use a screen at all and take the time to make enough copies of your data sheets and hand them out to the room. This will allow your audience to make notes on the sheet and this will help them to remember the important points in your presentation.

Using a full screen image on an Excel file demonstrates that you do not care about your audience or even your message. If you are preparing a presentation that involves a lot of data, then you really do need to think carefully about how you will present that data in a clear, easy to understand way.

Always think about your audience first – they are the most important people in the room. Not your coworkers or boss.

지난주에는 서울에 위치한 고려대학교 경영대학에서 “영어의 중요성”에 관한 프레젠테이션을 하고 돌아왔습니다. 무척이나 즐거운 시간이었습니다. 이날 프레젠테이션에서, 발표자는 저를 포함한 3명으로 오늘날 비즈니스 시대에 왜 영어가 중요한지에 관해 각자 20분씩 맡아 진행했습니다.

프레젠테이션을 할 때면, 저는 사용하는 폰트에 늘 신경을 많이 쓰는 편입니다. 이전에 말씀 드렸듯, 여러분이 사용하는 폰트는 프레젠테이션에 적절한 분위기를 조성하는데 도움이 되기 때문입니다. 이번 프레젠테이션에는 “Impact”체를 메인 폰트로 결정 했습니다. 이 폰트는 매우 강렬한 느낌을 지니고 있어 급박하면서도 중요한 분위기를 연출해 주기 때문입니다. – 단순히 저의 개인적인 의견입니다.

함께 발표할 동료들의 프레젠테이션을 파일로 한데 모은 후, 처음부터 끝까지 살펴보며 폰트와 스타일이 통일감을 이루고 있는지 체크했습니다. 그리고 늘 하던 대로, 만일의 사태를 대비해 키노트 파일을 파워포인트로 카피해 USB에 따로 저장해 두었습니다.

강연장에 도착하자, 담당자가 애플 컴퓨터는 강연장 시스템과 호환이 되질 않는다 알려주었습니다. 그래서 저는 호환이 되도록 직접 시도해봐도 되는지 그녀에게 정중히 물었고, 그녀 또한 흔쾌히 허락해 주었습니다. 다행히 제 컴퓨터는 잘 작동되어 준비해온 대로 프레젠테이션을 진행할 수 있었습니다.

하지만, 처음 제 컴퓨터를 사용할 수 없다는 이야기를 들었을 당시에는 얼굴에 핏기가 가시고 온 몸에 두려움이 엄습했었습니다. 정말 많은 시간을 프레젠테이션을 검토하고 또 검토하며 보냈는데, 이 학교의 컴퓨터에는 제가 사용하는 폰트가 없었기 때문입니다. 강연장 컴퓨터로 제가 백업해 둔 파워포인트 파일을 사용한다 해도, 제 프레젠테이션은 전부 잘못되어 보일게 뻔했습니다.

프레젠테이션이 준비한대로 잘 보여지길 원한다면, 프레젠테이션 장소에서 자신의 컴퓨터를 사용할 수 있도록 요구할 필요가 있다는 것을 깨달았습니다. 여러분이 사용하는 폰트가 저장되어 있지 않는 다른 이의 컴퓨터를 이용해야 하거나, 여러분이 사용하는 파워포인트와 버전이 다르다는 것을 알게 되는 것만큼 최악의 상황은 없기 때문입니다.

원하는 대로 애니메이션이 작동하도록, 또 보기 좋도록 프레젠테이션을 만들고 준비하는데 많은 시간을 쏟아 부었습니다. 여러분 자신의 프레젠테이션입니다. 다른 이의 컴퓨터로 인해 그토록 힘들게 공들인 프레젠테이션을 헛되이 만들지 마시기 바랍니다.

Last week I had the pleasure of doing a presentation on “The Importance of English” at Korea University’s Business School in Seoul. There were three of us each doing a twenty minute segment and each part was related to why English is important in today’s business world.

When I do a presentation, I always think very carefully about the font I use. As I have mentioned here before, the font you use helps to create the right atmosphere for your presentation. I decided to use “Impact” as my main font for this presentation because it has a very strong sense and it creates an atmosphere of importance and urgency – just my humble opinion.

After collecting my colleagues presentations to put into one file, I went through the whole presentation and made sure that we were using a unified font and style. As usual I saved a copy of my presentation in PowerPoint on a small USB drive in case there were any technical problems.

When we arrived at the venue, the organiser informed me that their system did not work with Apple Computers – I therefore kindly asked her if I could try and make it work. She of course agreed. Fortunately for me, my computer did work and we were able to do our presentation as it was prepared.

However, after being told my computer would not work with their system all colour drained from my face and fear spread throughout my body. After spending many hours checking and rechecking my presentation, I knew that the university’s computer would not have the font I used. Had I used my backup PowerPoint file on the university’s computer my whole presentation would just look wrong.

I realised that if you want to make sure that your presentation looks good, as you prepared it, then you need to insist that the venue where you do your presentation allows you to use your computer. There is nothing worse than using someone else’s computer and finding that they do not have the font you used or that they are using a different version of Powerpoint to you.

You spent a long time preparing your presentation, making it look right and making the animations work as you like them. It is your presentation. Do not allow all your hard work and effort fall down simply because you are asked to use someone else’s computer.

I am an avid fan of motor sport. I have followed F1 and the World Rally Championship for many, many years.

One of my favourite motor sport events is the Dakar Rally. This rally is held every year in January in Argentina and Chile (previously it was called the Paris Dakar rally and was held in Africa) And every year for the past three years I have watched each day’s highlights to catch up on what was happening.

So, I began to wonder how I would explain this unique rally to a group of people who did not know anything about this rally. This then led me to realise that the only way I could effectively capture the drama, scenery and uniqueness of this rally would be to use the twenty-first century style of presenting. The 1990s style simply would not work, it could never capture the feel of the rally.

So, I decided to use the explanation of this rally to demonstrate how a twenty-first century presentation can use all the technology, and power in your presentation software to capture the essence of the Dakar Rally.

First:

A 1990s slide:

In a 1990s style presentation what you get is a small picture (here, the logo of this years Dakar) and a bullet pointed list of the rally’s features.

The problem with this approach is that to anyone who does not know anything about motor sport (and there really are a lot of people like that out there) this really does not help them to fully understand what it is all about. Essentially, this type of slide, and the words that would usually accompany it from the presenter is not going to help their audience understand.

Second:

A Twenty-First Century slide:

In a twenty-first slide you actually can now see the rally, the speed, the drama and the ground (you can see how dusty the road surface is) You also can see the types of vehicles that are raced in this rally. Now the presenter does not have to go into fine detail to describe the types of vehicles involved because the audience can now see the types of vehicles racing. There is no need for text, because the presenter can give the words – which is why the presenter is there in the first place. The whole thing just works much better.

Now, to really capture the drama, the competitive nature of the sport and the excitement, you could also include a second slide which includes a video – for example:

The difference is huge, and that is essentially the difference between what we used to do in the 1990s, and sadly, what many presenters still do today, and what we should be doing today.

The basis of a twenty-first century presentation is that you use all the media available to you to convey your message. Text alone seldom does it any more.

I just came across this wonderful little video celebrating National Geographic’s photographer Bruce Dale’s 30 years as a photographer.

The video illustrates just how effective a story and an image can really be and how it can make your presentation stand out and become remarkable. Some of the stories that Bruce Dale tells are so memorable, I am sure you will remember them for a very long time to come.

So, if you have a few minutes space and enjoy looking at incredible images with amazing stories then spend those few minutes watching this incredible video.

30 Years of BAD Pictures from Bruce Dale on Vimeo.

21세기 비즈니스는 엄청난 발전을 해 왔습니다. 우리는 이제 클라우드 컴퓨팅을 통해 동료나 사업 파트너들과 간편하게 파일을 공유하고 생성할 수 있습니다. 또, 무선 인터넷과 스마트 폰의 급격한 성장으로 사무실과 즉각적인 소통도 할 수 있으며, 이미지와 동영상의 발달은 극에 달아 수 천 마일 떨어져 사는 가족들과도 영상 통화를 통해 서로를 볼 수 있게 되었습니다.

하지만 이러한 기술적 발전에도 불구하고, 오늘날 이루어지는 비즈니스 프레젠테이션들은 아직까지 90년대 스타일을 벗어나지 못하고 있는 것들이 태반입니다. 발표자가 하고자 하는 이야기를 훨씬 이해하기 쉽도록 도와줄 수 있는 이미지는 거의, 심지어는 전혀 찾아 볼 수 없고, 프레젠테이션에 동영상을 삽입하는 발표자는 손가락으로 겨우 꼽을 수 있을 만큼 극히 드뭅니다. 동영상은 아예 사용하지 않거나, 그나마 사용되는 것도 프레젠테이션 내용과 관련없는 것들이 전부입니다.

많은 사람들이 파워포인트를 비난하지만, 사실 파워포인트는 잘못이 없습니다. 파워포인트는 지난 십년간 이미지와 동영상을 훨씬 더 쉽게 사용할 수 있도록 업그레이드 되어 왔기 때문입니다.

이미지도 별로 없고, 동영상도 없는 프레젠테이션들을 보다보면, 기술은 계속해서 진보되어 가고 있는데, 90년대에 교육 받았던 업무 관리자들은 여전히 그 시대에 머물러 있는것 같다는 생각이 듭니다.

이렇게 전형적이고, 지루한 텍스트 위주의 프레젠테이션을 만드는 발표자들은 갖은 변명과 핑계거리를 늘어 놓습니다. 그 중 제가 가장 많이 들었던것은

“우리 회사의 고객들은  새로운 스타일의 프레젠테이션을 좋아하지 않아요”  였습니다.

이건 완전 말도 안되는 거짓말입니다. 세대를 막론하고 어느 누구에나 물으면, 백이면 백 전부 지겹고 고리타분한 방식의 프레젠테이션을 싫어한다고 대답합니다. 여러분의 고객도 그들 중 하나입니다. 그런데 여러분은 왜 여전히 고리타분하고 지겨운 프레젠테이션을 고집하고 계십니까?

제 개인적인 견해로는 이런 문제의 일부가, 90년대에 교육을 받았던 관리자들이 21세기형 비즈니스 사고에 부응하지 못하는 점에 있다는 생각이 듭니다. 즉, 이 분들은 여전히 리스트화 된 사실, 수치 그리고 세부 사항들만이 제품 판매를 위해 필요한 것이라고 믿고 있기 때문입니다.

인스턴트 메세징, 케이블과 위성 티비 그리고 원격 회의 및 스마트 폰이 활성화 되어 있는 세상에서, 여러분의 고객들이 주의를 기울이는 시간은 급격히 짧아지고 있습니다. 과거 평균적으로 한 사람이 사물 하나에 집중할 수 있었던 시간이 대략 15분 정도라고 생각했다면, 현재 그 수치는 5분이 채 되지 않을 정도로 줄어들었습니다.

여러분의 고객이 지금 알고 싶어하는 것은 “여러분 회사의 제품이나 서비스가 자신에게 얼마나 이익이 될까?” 입니다. 여러분은 최대 10분 가량의 시간동안 고객에게 이에 관한 메세지를 전부 전할 수 있어야 합니다. 만약 10분을 넘기신다면, 정말 죄송한 이야기이지만 여러분은 그 고객을 잃게 될 것입니다.

여러분의 고객이 원하는 21세기형 프레젠테이션은, 자신에게 유용한 정보를 주면서도 “그것이 (제품 또는 서비스) 내게 얼마나 이로울까?”라는 질문에 답을 줄 수 있는 것이어야 합니다.

다른 세부 사항은 고객에게 자료로 전해져야 합니다. 이 자료에는 고객이 원한다면 나중에 살펴볼 수 있도록 고루한 기술적 세부사항과 모든 데이타들이 담기게 될 것입니다.

그러니, 제발 90년대에서 깨어나 21세기에 동참하시기 바랍니다. 리스트화된 사실과 수치 그리고 텍스트로 가득한 프레젠테이션은 이제 그만, 좀 더 창의적인 프레젠테이션을 만들어 보시기 바랍니다. 여러분의 슬라이드를 제작해 줄 수 있는 디자인 팀을 따로 두어 가능한 적은 텍스트와 시각적으로 어필할 수 있는 프레젠테이션을 만들고 싶다고 요청하십시오.

사람들은 종종 제게 “어떻게 하면 스티브 잡스처럼 프레젠테이션을 할 수 있죠?”라고 묻곤 합니다. 대답은 간단합니다.

첫 번째, 텍스트를 아예 담지 않거나 최소의 분량만으로 프레젠테이션 내용과 관련된 시각적인 슬라이드를 만드세요.

두 번째, 연습하고 연습하고 또 연습하세요.

방법은 이렇게 정말 간단하답니다.