The problem was caused by the presenter putting in far too much information, which caused the audience to become confused and the whole presentation feel long, boring and pointless.

Very few presentations require a lot of detail. For example, if you are introducing your company to a potential new client you do not need to go into fine detail about each individual product your sell, how they are made and what the statistics are. These details can be given when you sit down with the client to discuss the details later. All you need to do is to give a brief history (when the company was established, how many employees you have and where you have offices etc), what your product or service can do to help your potential customer and where you company plans to go in the future. All in all if you are just introducing your company, then a 10 to 20 minute presentation should be sufficient.

Sadly, a lot of of these company introduction presentations last for an hour! Trust me when I tell you this. If your company introduction presentation lasts for one hour, your potential customers are going to be bored rigid. There really is no need for it. So please, I beg you do not do it.

When you plan your presentation find the main point. What do you want your audience to learn? Once you have established that, build you presentation around that main point. Answer that question in your presentation – do it simply and without too much technical detail.

If you feel the need to include a lot of data and technical detail, consider using a handout sheet that you can give you audience at the end of your presentation. Never give a hand out at the beginning. Your audience will appreciate your kind consideration.

One of the best ways to get inspiration for designing our slides it to just look around our everyday environment. Unfortunately, this can become a bit boring, particularly when our local environment does not change very much.

However, most people are fortunate enough to travel, whether that is a weekend away with our friends or family, or if you are very fortunate you may have to opportunity to travel abroad. Opportunities to travel to other countries can give you bundles of chances to gain inspiration for your next presentation.

Recently, I have been doing an environmentally friendly presentation course with a large company here in Korea. On my trip last week I had a stop in Amsterdam and I noticed that there where hundreds of wind turbines (see picture below) This gave me the opportunity to take some pictures that I can use in my slides later this week.

So whenever you travel, wherever you travel, always carry a camera with you and seek out opportunities to improve the way you design your slides and your ideas.

The presentation lasted around 30 minutes and these are some lessons all presenters can learn about having to give difficult and sometimes unpleasant news about a product or a business:

1. Admit there is a problem.

Steve Jobs came clean. He admitted straight away there was a problem. He said “We’re not perfect. We know that, you know that”. He explained the problem, showed the date of the tests that Apple had carried out and admitted that Apple knew that there was a problem before the launch.

2. Accept responsibility

Unlike BP, who refused to accept blame, Steve Jobs accepted blame immediately. By admitting the blame he was able to stop the ‘rumourmongering’ essentially with one sentence.

3. Show the data – in a simple way

By showing simple data, Steve Jobs was able to communicate to all customers, not just the tech savvy customers. Too often companies try to hide behind complex data that nobody but PH.D scientists can understand. This does not clear up the problem, it adds to the problem. Focus on simple data that explains the problem.

4. Say what you are going to do about it

This is perhaps the most important part. You must state very clearly what you will do about the problem and, more importantly, when. When you come up with a solution to the problem, the solution must be customer centred and not damage limitation centred – which sadly is what most companies try to do.

5. Make it Personal

Throughout the whole presentation, there was a deep feeling that Steve Jobs was taking this issue personally. Not in the BP CEO’s “personal way” (“I just want my life back”) but in a way that it hurt him personally that his customers were not happy and that he, and his engineers, were working round the clock to solve the problem. This kind of personalisation of the problem give your customers a feeling that you are with them and on their side.

There are hundreds of examples of successes and failures when it comes to companies and problems. Two of the most recent PR disasters are Toyota and BP, but this one, in my humble opinion, will go down as a successfully handled problem.

Remember, giving bad news is something that most companies will have to do at some point or another. Being able to present bad news in a clear and understandable way is the first step. Accept responsibility and tell everyone what you are going to do about it. And above all else – tell your customers you love them.

You can view the whole presentation here

가장 훌륭한 프레젠테이션은, 발표자가 마치 청중과 대화하듯 교감을 이루는 프레젠테이션입니다. 상사가 시켜서 직업상 어쩔 수 없이 하는 것이 아니라, 발표자가 자신이 이야기 하고자 하는 것에 진정한 열정을 가지고 있는 그런 프레젠테이션이 바로 훌륭한 프레젠테이션입니다.

위 사진은, 2002년 TED에서 Bill Strickland의 프레젠테이션 중 촬영된 것입니다. 그는 프레젠이션 오프닝에서, 청중들에게 자신은 노트나 스크립트 없이 그저 몇 분간 그들과 이야기 하고 싶다고 이야기합니다.

It’s a great honor to be here with you. The good news is I’m very aware of my responsibilities to get you out of here because I’m the only thing standing between you and the bar. (Laughter) And the good news is I don’t have a prepared speech, but I have a box of slides. I have some pictures that represent my life and what I do for a living. I’ve learned through experience that people remember pictures long after they’ve forgotten words. And so I hope you’ll remember some of the pictures I’m going to share with you for just a few minutes.

정말 환상적인 오프닝이지 않습니까? 오프닝이 끝나자마자 청중들은 이 프레젠테이션이, 발표자가 관심도 없는 주제에 관해 스크립트 그대로를 죽죽 외워 말하는 그런 재미 없는 프레젠테이션이 되지 않을 것이라고 바로 알아차리게 됩니다. 이 간단한 오프닝만으로  청중들은 발표자가 뭔가 흥미로운 것을 말하게 될 것이라 생각하게 되고, 더욱 중요한 것은 청중들이 뭔가 들을만한 가치있는 것을 발표자가 이야기하게 될 것이라고 느끼게 되는 것입니다.

Bill Stickland의 프레젠테이션에 또 다른 독특한 점은 청중과 대화하듯 이루어진 진행 방식 뿐 아니라, 피아노 연주가 Herbie Hancock을 초청하여 자신이 말하는 동안 감미로운 음악을 연주하도록 하여씁니다. 강연장은 마치 정말 재즈바에서 여유롭게 담소를 나누는 듯한 분위기가 되었습니다. 그리고 더욱 더 놀라운 점은  Herbie가 그의 스토리 안에 등장한다는 것입니다.

프레젠테이션장의 분위기를 이끌어가는것이 때때로 여러분에게 어렵게 느껴질 수 있습니다. 프레젠테이션이 열리는 장소들은 대부분 차갑고 밋밋한 회색들로 둘러싸여 통풍도 잘 안되는 곳에 강한 조명만이 발표자를 비추곤 합니다. 하지만, 여기 Bill Strickland 프레젠테이션에서는, 조명의 밝기를 낮추고, 피아노 연주가 흐르면서 청중과 일대일 대화를 나누는 듯한 편안한 분위기를 완벽히 연출해 냈습니다.

자! 이제 아시겠습니까? 훌륭한 프레젠테이션의 비밀은, 눈에 띄는 파워포인트 슬라이드나, 완벽하게 스크립트를 외우는 것이 아니라, 여러분이 전하고자 하는 메세지에 대한 진정한 열정을 가지고, 청중 한분 한분과 대화하듯 그들과 교감을 이루며 메세지를 전달하는것에 있습니다. 물론 피아니스트까지 있다면 금상첨화겠지만 말이죠 ㅎㅎㅎ

아래의 동영상은 위 사진에서 보신 Bill Strickland의 프레젠테이션 동영상입니다. 전체 영문 스크립트를 함께 보시기 원하신다면, TED 웹싸이트를 방문해 보시기 바랍니다.

The best presentations are ones where the presenter is having a conversation with their audience. Where the presenter has a real passion for what they are talking about and are not just doing their job because their boss told them to do it.

The above picture is taken from Bill Strickland’s talk at TED in 2002. He began his presentation by telling his audience that he had no notes, no script and that he just wanted to talk with them for a few minutes.

It’s a great honor to be here with you. The good news is I’m very aware of my responsibilities to get you out of here because I’m the only thing standing between you and the bar. (Laughter) And the good news is I don’t have a prepared speech, but I have a box of slides. I have some pictures that represent my life and what I do for a living. I’ve learned through experience that people remember pictures long after they’ve forgotten words. And so I hope you’ll remember some of the pictures I’m going to share with you for just a few minutes.

This is a fantastic opening. The audience can tell immediately that this is not going to be a poorly scripted talk about a subject the speaker is not really interested in. Just from this simple opening, the audience can that the speaker has something interesting to say, and more importantly, something worth listening to.

One of the other unique things about Bill Strickland’s talk is that not only does he have a conversation with the audience, he also employs the services of a pianist, Herbie Hancock, to play soft music throughout his talk. The atmosphere is like having a conversation in a really relaxing jazz bar. But the wonderful twist to this story is that Herbie is a part of the story

It is quite often difficult to control the atmosphere in a room. Most rooms where presentations take place are cold, boring grey rooms with bright lights and poor ventilation. But here, Bill Strickland has dim lighting, a pianist and the atmosphere perfectly creates that conversation feel.

So, the real secret to a great presentation is not great PowerPoint slides, a wonderfully memorised script, but a real passion for what you are talking about and stories told in a conversational way – oh and of course a pianist!

You can watch the video below, and if you would like to follow the script you can watch the video on the main TED website here.

But we now live in the 21st century. We now have tools available to us that mean we no longer have to rely on words to tell you what we are doing. We now have the power to show you what we are doing, planning or launching.

So:

Please do not tell us – show us:

Demonstrations and video can go a long way to show your audience just how good your product or service really is.

하지만 우리는 현재 21세기에 살고 있습니다. 오늘날 우리에게는 유용한 툴들을 가지고 있습니다. 즉, 우리는 더이상 우리가 무엇을 하고 있는지 청중에게 전달하기 위해 단어나 말에 의존할 필요가 없다는 뜻입니다. 우리가 진행하고 있고, 기획하고 출시하게 될 것을 청중에게 실제 보여줄 수 있는 파워를, 현재 우리가 가지고 있기 때문입니다.

그러므로,

제품 시연이나 동영상은 여러분의 제품이나 서비스가 얼마나 좋은지 청중에게 보여줄 수 있는 좋은 방법이 될 수 있으니, 이제라도 말 대신 보여주기 위해 시도해 보시기 바랍니다.

직원분들의 대답은 아래와 같았습니다.

위의 표에서 가장 인상적인 점은, 직원분들이 프레젠테이션에 참관하면서 느껴던 좋은 점과 나쁜점들이 유럽 및 미국 등의 청중들이 느낀점들과 매우 흡사했다는 것입니다. (가르 레이놀즈의 프레젠테이션을 보시면, 여러분도 고개를 끄덕이게 되실 겁니다.)

결과표 중 특히 흥미로웠던 사실은 직원들 모두가 아이 컨택을 두려워 하지 않고 자신감 차있는 발표자의 짧고 간단하면서도 유머가 겸비된 프레젠테이션을 원한다는 것입니다. 이들 모두가 슬라이드에 너무 많은 내용을 담고, 전문어들로 가득찬 프레젠테이션의 스크립트를 시종일 읽어 내려가는 발표자를 원치 않았습니다. 여기서 정말 재미있었던 점은, 많은 사람들이 서양과 동양의 청중들간에 차이가 있으며, 서로 원하는 것이 다르다고 생각한다는 것입니다. 과학적으로 정확히 증명된 것은 아니지만, 이런 생각은 사실과 다릅니다

유럽 및 미국등의 청중들에게 같은 질문을 했다면, 그들의 대답도 이들과 다를 바 없었을 것입니다. 프레젠테이션에서 청중들이 원하는 것은 서양이나 동양이나 전 세계가 동일하기 때문입니다.

어느 나라의 청중들에게 질문을 하든, 제가 얻을 대답은 같은 결과일것입니다. 그러므로, 여러분께서 다음번에 국제적 청중들을 위해 프레젠테이션 하실 때에는. 앞서 알려드린 결과표를 꼭 염두해 두시고 진행하시기 바랍니다.

The Results:

The most striking think about the results was that both the good things and the bad things about the presentations my students had attended in the past, were pretty much the same as any western audience would say.

The interesting thing here is that many people think that there is a difference between western and eastern audiences and what they want. Clearly, from this rather unscientific experiment, that thinking is not true. Audiences around the world appear to want the same thing. I found particularly interesting the fact that my students want humour, simple and short presentations with a presenter who is confident and not afraid of eye contact. My students do not want a presenter who is always looking at a script with too much content in their slides and using too much jargon.

Pretty much want any western audience would say.

Next time you are presenting to an international audience, keep in mind that had I done this experiment with almost any audience in almost any country, I would most likely to have got the same result.

(항상 그의 손에서 떠나지 않는 담배와 함께, Ian Fleming )

Ian Fleming은 그만의 묘사 기법으로 소설 속의 인물들이 마치 살아 움직이는 것처럼 생생하게 만드는 뛰어난 능력을 가지고 있습니다. 인물의 눈, 코 입과 같은 작은 디테일마저 어느것 하나 쉽게 지나치지 않으며, 그의 캐릭터들이 실제 살아있는 사람들과 똑같이 일상생활에서 쓰이는 물건들을 사용하듯 묘사함으로써 그가 만든 캐릭터들에 생기를 불어넣어 주었습니다. 그는 사람들의 독특한 버릇이나 패션 스타일, 그리고 다른 이들과 서로 어울리는 방식들을 관찰하고  지켜보는 것을 좋아하는 “People Watcher”였습니다. 사람들과 주변에 대한 이런 관심은, 그로 하여금 소설속에서 자신이 관찰한 것들을 짧은 시간안에 묘사할 수 있는 놀라운 능력을 갖도록 해주었습니다.

또한, Ian Fleming의 소설에 나오는 많은 캐릭터들이 실제 그가 아는 사람들을 바탕으로 만들어지기도 했습니다. 때대로 이런 것들이 어떤 사람들에게는 기분을 불쾌하게 만들기도 했지만,  (소설속의 악역이 자신을 바탕으로 만들어졌다면 여러분도 기분이 그리 썩 좋지는 않겠죠^^) 캐릭터에 생동감을 만들어 내는데는 매우 큰 힘을 주었습니다.

그렇다면, 이러한 것이 프레젠테이션을 잘 진행하지 못하는 발표자에게 어떤 도움이 될까요?

저희 블로그를 비롯해 다른 많은 블로그와 책에서, 여러분들의 프레젠테이션을 “지루한 프레젠테이션” 에서 “훌륭하고 멋진 프레젠테이션”으로 바꾸어 줄 수 있는 좋은 방법중 하나가 바로 스토리를 이야기 하는 것이라고 끊임없이 강조해 왔습니다. 청중의 눈과 귀를 사로잡을만한 흥미로운 스토리를 이야기하는 방법 중 하나는, 여러분이 장면을 만들어 청중으로 하여금 그 장면을 머릿속으로 상상할 수 있도록 하는 것입니다. Ian Fleming은 이런면에 있어서 정말 뛰어난 능력을 가진 사람으로, 자신의 캐릭터들을 나타내기 위해 파워포인트나 키노트를 사용하진 않았지만, 독자들이 장면 하나하나를 생생하게 상상할 수 있는 그만의 뛰어난 재능을 사용함으로써,  20세기 가장 훌륭한 소설 작가 중 한 사람이 되었습니다.

아래의 글은 Ian Fleming 의 글 일부로, 제임스 본드 첫 번째 소설 “Casino Royale” 에서 발췌한 내용입니다.  Ian Fleming 은 그의 소설에서 자주 등장하는 캐릭터인 Felix Leiter를 CIA요원이자 제임스 본드의 가까운 친구로 그를 묘사하고 있습니다.

Felix Leiter was about thirty-five. He was tall with a thin bony frame and his lightweight, tan-coloured suit hung loosely from his shoulders like the clothes of Frank Sinatra. His movements and speech were slow, but one had the feeling that there was plenty of speed and strength in him and that he would be a tough and cruel fighter. As he sat hunched over the table, he seemed to have some of the jack-knife quality of a falcon. There was this impression also in his face, in the sharpness of his chin and cheekbones and the wide wry mouth. His grey eyes had a feline slant which was increased by his habit of screwing them up against the smoke of the Chesterfields which he tapped out of the pack in a chain. The permanent wrinkles which this habit had etched at the corners gave the impression that he smiled more with his eyes than with his mouth. A mop of straw-coloured hair lent his face a boyish look which closer examination contradicted.

위의 구문을 읽고나며, 여러분은 Felix Leiter가 어떤 사람인지 생생하게 떠올릴 수 있게 될 것입니다. 또 그가 입은 옷은 어떤것이고 그가 담배를 어떻게 피우는지도 상상할 수 있게 됩니다.

프레젠테이션에서 청중들에게 어떤 상황을 묘사하고자 할 때, 스토리에 있는 인물들을 생생하고 자세하게 묘사하는 것은, 청중들이 그 캐릭터나 장면들을 선명하게 그려낼 수 있게끔 도와줍니다. 이것은 비단 우리의 프레젠테이션을 좀 더 흥미롭고 더욱 더 재미있게 해줄 뿐 아니라, 청중들에게 오래오래 기억에 남는 프레젠테이션이 될 수 있도록 해줍니다. 그리고 이것이 항상 우리가 이루어야 할 궁극적 목표이기도 합니다.

그러므로, 다음에 프레젠테이션을 준비할 시에는, 여러분이 쓰게 될 스토리에 관하여 세심하게 생각하는 시간을 가져보시기 바랍니다. 여러분의 스토리에 나타나는 인물들과 장면들을 어떻게 묘사하느냐에 따라, 청중에게 임팩트 강한 프레젠테이션이 되는냐 안되느냐가 판가름 나게 되는 것입니다.