얼마전, 전체 사업 전략에 따라 각 파트별 여러 부서를 지니고 있는 큰 규모의 한 산업그룹과 함께 프레젠테이션 작업을 한 적이 있습니다.

이 회사에서는, 모든 부서들의 각기 다른 업무들을 한데 모아 각 부서들이 이 회사의 미래 전략과 목표를 성취하기 위하여 서로 어떻게 작용하는지에 관한 20장의 슬라이드로 이루어진 60분짜리 프레젠테이션을 개발하였습니다.

애석하게도, 이 프레젠테이션은 성공적이지 못했습니다. 왜일까요?

실패의 원인들을 살펴보면 첫번째로, 프레젠테이션을 작성한 이가 각각의 부서를 돌아다니면서 전반적인 회사 전략에 있어서 그 부서가 주관하는 내용에 대하여 슬라이드와 스크립트를 작성하라고 요청한데에 있습니다. 이렇게 조합된 프레젠테이션은 결국 슬라이드끼리 자연스럽고 논리적인 흐름을 벗어나 서로 맞물리지 않는 역효과를 가져오게 된 것입니다. 프레젠테이션을 작성한 이는 각 부분들을 논리정연하게 엮어보려고 정말 최선을 다했지만, 그와 함께 프레젠테이션을 올바르고 조리있게 만들어 줄 팀원들이 없었기 때문에 실패하게 된 것입니다. 문제는 바로 작성자가 각 부서들이 만들어 놓은 결과물들을 전혀 이해하지 못했기 때문이죠.

그러므로, 각기 다른 부서들이 개입하여 회사에서 추진하고자 하는 목표 또는 전반적인 전략에 관한 프레젠테이션을 준비하신다면, 프레젠테이션은 반드시 팀으로 작성되어야 합니다. 가장 이상적인 팀은 각 부서별 한 사람씩 구성되어 프레젠테이션을 함께 작업하는 것입니다. 이렇게 한다면, 각 부서를 대표하는 직원들이 개개 부서의 핵심 사항을 전체 프레젠테이션에 논리정연하게 맞아 떨어지게 하고, 또 전체라는 큰 그림에 모나지 않게 잘 스며들도록 할 수 있게 됩니다. 또 다른 팀에서 이해 못하는 부분이 생긴다면 그 부서의 직원이 잘 설명해 줄 수 있게 됨으로, 이렇게 만들어진 프레젠테이션은 명료하고 이해하기 쉬운 결과물이 되는 것입니다.

위에서 언급한 실패 원인의 두번째는, 스크립트와 슬라이드의 내용이 호환을 이루지 못하는 것입니다. 슬라이드에 쓰여진 내용이 발표자가 말하는 내용과 상이하게 되면 청중들에게 가장 큰 혼란을 불러 일으키게 됩니다.

마지막 실패원인은, 프레젠테이션을 영어로 번역하는 담당자가, 처음 프레젠테이션 작업을 할때 전혀 개입되지 않았다는 것입니다. 이러다 보니 영문 스크립트는 원본 프레젠테이션의 스크립트보다 훨씬 더 호환을 이루지 못하고 내용이 산으로 가게 되는 것입니다. 결국은 영어 프레젠테이션은 무용지물이 되어버린 셈이죠.

이렇게 “공동작업”에 대한 인식의 부재로, 전체 프레젠테이션은 실패로 끝나게 되었습니다. 프레젠테이션은 수석 교수조차 알아들을 수 없는 말도 안되는 복잡한 기술용어들로 난무하고, 결국 프레젠테이션은 핵심을 잃어버리게 되는 것입니다.

이런 문제점들을 피하시려면, 팀 구성원들은 프레젠테이션을 만드는데 있어 책임의식을 가져야 합니다. 각 부서의 대표 구성원들로 팀이 이루어 져야 하며, 프레젠테이션이 영어로 번역이 되어야할 시에는 번역자 역시 팀의 구성원이 되어야 합니다. 이렇게 해야만 어떤 어려운 기술 용어라도 각기 다른 사람들에게 테스트 되어 누구나 다 이해할 수 있고 일관성을 이루는 깔끔한 프레젠테이션이 될 수 있는 것입니다.

프레젠테이션은 결코 여러분 상사에게 좋은 인상을 심어주기 위해 작성하는 것이 아니라는 것을 꼭 명심하시기 바랍니다. 프레젠테이션은 여러분의 메세지를 전달하고자 작성하는 것입니다. 그러므로 얼마나 많은 슬라이드를 사용하는지, 또 슬라이드가 얼마나 기술적, 전문적으로 보이는지가 중요한 것이 아니라, 여러분이 전달하고자 하는 그 메세지가 가장 중요한 목표라는 것을 꼭 기억하시기 바랍니다.