How to present in English

Recently I have seen a few presentations that do not appear to have a point. The purpose was missing and I felt that I had learned nothing new and that I had completely wasted my time.

The problem was caused by the presenter putting in far too much information, which caused the audience to become confused and the whole presentation feel long, boring and pointless.

Very few presentations require a lot of detail. For example, if you are introducing your company to a potential new client you do not need to go into fine detail about each individual product your sell, how they are made and what the statistics are. These details can be given when you sit down with the client to discuss the details later. All you need to do is to give a brief history (when the company was established, how many employees you have and where you have offices etc), what your product or service can do to help your potential customer and where you company plans to go in the future. All in all if you are just introducing your company, then a 10 to 20 minute presentation should be sufficient.

Sadly, a lot of of these company introduction presentations last for an hour! Trust me when I tell you this. If your company introduction presentation lasts for one hour, your potential customers are going to be bored rigid. There really is no need for it. So please, I beg you do not do it.

When you plan your presentation find the main point. What do you want your audience to learn? Once you have established that, build you presentation around that main point. Answer that question in your presentation – do it simply and without too much technical detail.

If you feel the need to include a lot of data and technical detail, consider using a handout sheet that you can give you audience at the end of your presentation. Never give a hand out at the beginning. Your audience will appreciate your kind consideration.

This week Garr Reynolds wrote about the importance of asking the question “Why?” and it got me thinking.

“Why is my message important?” This question over looked far too often.

What usually happens is that our boss comes along to our desk, and tells us (not asks!) to prepare a presentation for a sales meeting he or she has in a few days time (usually less than 2 days!) You, as a loyal company person obey the command.

What you do not do is ask the boss “why?” You just fill the slides with too much information and with over complex charts and graphs. You think about your boss and not the audience.

Please do not do this!

Firstly, a presentation prepared by someone else, without any input from the presenter is going to fail. It will fail because the presenter will read the slides. They will be no coherent message and there will be a lack of relationship between the visuals and the words the presenter speaks.

When you prepare your next presentation, the first question has to be “Why is my message important?” not “What will impress my boss?” or “How can I impress my boss?” Write the word “Why?” in big letters in the middle of the preparation sheet you are using. Then for every slide that you make, check that the question “why is this important?” is answered.

Please do this for the sake of the audience. They deserve to be treated with more respect than your boss. And remember, if your audience is impressed, they will tell your boss and then your boss will be really impressed with you!

It seems everyone loves lists, and so in that spirit here is my top five list of things you can do to improve your presentations instantly:

1. Move Around

This one I have mentioned before, but it is so important when you are presenting to an international audience. Staying behind the lectern tells your audience to are nervous and that you are not used to doing presentations. Essentially, you tell your audience that you are an amateur. To make yourself look more confident, come out from behind the lectern, walk around on stage. Now you do need to be careful. Walking up and down aimlessly can cause you to distract your audience, the way to do this is to move to the left of the stage and speak to the audience members on that side, then move to the right (or centre) and speak to the audience there. This shows confidence and also helps you to connect better with your audience because they feel that you are speaking directly to them, and not to the back wall of the room.

2. Ask Rhetorical Questions

A rhetorical question is a question you so not expect to be answered. For example:

” When we developed our new cell phone we came across the problem of consumer expectation. How did we overcome this problem?”

What you are doing here is asking your audience a question, and then answering the question yourself. In English a rhetorical question is not answered, and you need not worry about your audience shouting out an answer as the trick is to answer your question immediately after you ask it. If you pause too long, there may be some members of your audience who will answer the question. So be careful, ask the question and provide the answer immediately.

Asking rhetorical questions involve your audience, it makes your audience feel that they are part of your presentation, and this can only help you deliver an interesting and memorable presentation.

3. Use Relevant Images

I often talk about using images instead of bullet points on this blog, but there is an important warning here. If you use images that are not relevant to the word or words you are using then the impact of your image is lost. Make sure that the image you use is relevant to your subject or point.

4. Speak In A Conversational Style

Too often we make our presentations too formal, this perhaps is a consequence of the differences between English and Korean. English is a neutral language because it does not have a formal and informal style. If you meet meet President Barack Obama you can say “Hello Mr Obama”. If you meet a little child called Sarah, you can say “Hello Sarah”, there is little difference. However in Korean there are three distinct styles of language depending on who you are speaking to.

To be more engaging with your audience and for your audience to feel part of your presentation, you need to speak to them as if you were speaking with a friend. Always look at your audience as your friends, they want you to succeed, not fail. They are your friends. A simple way to do this is to use pronouns such as “I”, “you” and “we”. Using these words softens your speaking style and makes for a more conversational presentation.

5. Keep Your Presentation Short

Here is an endemic problem. When we are asked to do a presentation, one of the questions we ask is “how long do I have?” We then prepare a presentation that lasts as long as the time we are given. If we are given sixty minutes, for some strange reason we thing we should speak for sixty minutes. This is not true. What that sixty minutes means is that we can speak for up to sixty minutes. Therefore if you can communicate your message in thirty minutes, then fantastic! Either your audience can have an extra thirty minutes break (and they will love you for that) or you will have much more time to answer questions.

Either way, your presentation should only last as long as it takes for you to communicate your message, and not a minute more.

BONUS TIP

6. Keep Your Presentation Fresh

Quite often companies have a standard presentation that was created two or three years ago that they use time and time again to introduce their company. Usually this presentation was made by an employee that no longer works for the company and used an old version of PowerPoint. Not only does this presentation look dated, it also looks bad.

If you are asked to do a presentation, and are given a copy of the presentation to deliver, go through the presentation, update old images, upgrade it to the latest version of PowerPoint, or Keynote and check to see if it is as relevant today as it was two or three years ago. There is nothing worse for an audience to have to sit through a presentation that is clearly out of date.

Being aware of your audience’s needs is the single most important factor when it comes to presenting. Too many times a presenter is doing to impress their boss, and they do not care at all for their audience. Your audience can tell this very quickly, and are never impressed. So forget your boss, you are not presenting to them, and really think about what your audience want.

대부분의 프레젠테이션을 살펴보면, 슬라이드 텍스트를 수평으로 정형하는것이 발표자들 사이에서 일종의 불문율처럼 보여집니다. 저도 언제 어디서부터 이런 규칙이 생겼는지는 잘 모르지만, 만약 여러분이 텍스트 디자인을 항상 수평으로만 생각하신다면, 무언가 재미있고 흥미로운 슬라이드를 디자인하기가 어렵다고 느끼시게 될 겁니다.

모든 슬라이드 텍스트를 반드시 수평으로 정렬해야 한다는 규칙은 세상 어디에도 없습니다. 여러분 모두, 세상에 있지도 않은 그런 규칙에서 벗어나, 텍스트를 기울여도 보고 비스듬하게도 만들어 보면서 슬라이드 디자인을 즐겨보시기 바랍니다.

슬라이드에 이미지를 삽입하실 때, 텍스트를 비스듬하게 놓으시면 여러분의 슬라이드를 더욱 더 생동감 넘치게 만들 수 있습니다. 하지만 기울인 텍스트와 이미지가 서로 조화를 이루는지 확인 해 보셔야 합니다. 이미지와 함께 텍스트를 이곳 저곳 놓아보시면서 슬라이드에 가장 잘 어울리는 부분을 찾아보시기 바랍니다.

위의 그림 중간에 보이는 수평선을 응용해, 그 수평선을 따라 메인 텍스트를 자연스럽게 기울여 이미지와 퍼펙트하게 어울리는 슬라이드를 만들어 보았습니다.

슬라이드의 주인은 바로 여러분 자신입니다. 슬라이드 안의 텍스트는 여러분이 원하시는 곳 어디에든 넣을 수 있다는 것을 항상 기억하시기 바랍니다. 한가지 여러분이 따라 주셔야 할 점은, 여러분 자신의 시각으로 텍스트와 이미지 사이의 조화를 찾아보시고, 이 둘이 서로 발란스를 이루도록 해야 한다는 것입니다.

그러므로 기억하세요! 텍스트를 꼭 수평으로 유지해야할 필요가 없습니다. 텍스트를 기울일 수도 있고, 수직으로 만들수도 있는 것입니다. 가장 중요한 것은 텍스트와 이미지의 발란스를 유지하고, 텍스트를 이곳 저곳 놓아보면서 디자인을 마음껏 즐기는 것입니다.

1. 프레젠테이션 내용을 제발 읽지 마세요! 네, 압니다. 제가 이 내용을 여러분들께 얼마나 많이 말씀드렸는지…. 하지만 이 내용은 정말 중요한 사항입니다. 그래서, 전 죽을때까지 이 문구를 반복해서 여러분들께 말씀드릴 겁니다.ㅎㅎ 프레젠테이션 내용을 읽지말라고 말씀드리는 이유는 아주 간단합니다. 발표자가 내용을 읽다보면, 청중에게 집중하지 못하고 읽고있는 슬라이드에만 포커스를 두게 되어, 결국 청중들이 지루해 죽고싶을만큼 딱 재미없는 프레젠테이션이 되기 때문입니다. 슬라이드 내용을 읽다보면, 여러분 목소리에 담겨져 있는 톤, 열정 그리고 여러분의 그 넘치던 열의 모두를 잃어버리게 됩니다. 이로 인해 여러분의 프레젠테이션은 마치 로봇이 프레젠테이션 하는 것 처럼 딱딱하게 들리고, 결국엔 지루하고 재미없는 프레젠테이션이 되어버리는 것입니다.

2. 슬라이드에 텍스트 대신 이미지를 사용합시다! 슬라이드에 텍스트를 넣다보면, 청중들은 당연히 그것을 읽게 됩니다. 이건 과학자들이 증명한 것인데, 인간의 뇌는 동시에 읽고 듣기를 할 수 없다고 합니다. 그러므로, 여러분의 슬라이드에 너무 많은 텍스트를 넣다 보면, 청중들은 여러분의 발표에 귀기울이지 않고 텍스트 읽기에만 집중하게 됩니다. 청중들이 슬라이드의 텍스트만 읽는다면, 발표자인 여러분이 그 곳에 있어야할 이유가 없는 것입니다. 그러나, 텍스트 대신 여러분이 말하고자 하는 것과 연관된 이미지를 사용한다면, 청중은 발표자의 말과 함께 자신의 상상력을 그 이미지에 매치시킴으로써 여러분이 전하고자 하는 메세지를 진정으로 이해하게 되는 놀라운 경험을 겪게 되는 것입니다. 그러므로, 여러분의 영어 발음이 뛰어나게 훌륭하지 않더라도, 이미지를 사용함으로써 여러분의 단어가 청중에게 더 깊이 이해될 수 있다는 점을 꼭 기억하셨으면 합니다.

3. 연설대에서 멀어지세요! 보수적인 국가 (이것은 그저, 미국 또는 유럽인들의 개방적인 사고방식과 비교하고자 함이지, 다른 뜻은 없다는 것을 알아주셨으면 합니다) 에서 오신 분들의 가장 큰 문제점 중의 하나가, “공손한” 문화적 배경때문에 프레젠테이션을 할 때, 강의대나 연설대 뒤에서, 계속 서서 진행을 한다는 것입니다. 그러나 문제는, 여러분이 이런식으로 프레젠테이션을 진행하면, 영어권 청중들은 발표자가 자신감이 없으며 긴장하고 있다고 느끼게 됩니다. 미국 및 유럽의 영어권 청중들은, 발표자가 강단 주위를 걸어다니며, 많은 손,팔동작을 이용하면서 발표자의 열정을 몸으로 보여주기를 원합니다. 팔은 몸에 딱 붙인채 나무처럼 움직이지 않고 계속 연설대에 서서 하는 프레젠테이션은, 자신감이 없어보이고 심지어 프레젠테이션을 지루하게까지 만들기도 합니다. 다음에 프레젠테이션을 하실 때에는, 연설대에서 한발짝 물러나 청중을 한눈에 볼 수 있도록 앞쪽 중간에 서서 진행해 보시기 바랍니다.

4. 천천히 말하기! 국제적인 청중앞에서 프레젠테이션을 하게 될 때, 비영어권 청중들도 꽤 자주 만나게 됩니다. 만약 여러분이 말을 너무 빠르게 한다면, 당연히 비영어권 청중들이 발표자가 말한 모든 부분을 이해하기는 매우 힘들 것 입니다. 이와 똑같이, 여러분의 모국어가 영어가 아니기 때문에, 프레젠테이션 시 구사하는 영어 발음이 모두 다 완벽할 수는 없습니다. 이로 인해, 영어권 청중들이 발표자가 사용하는 단어나 문구를 전부 다 이해하기는 힘들 것 입니다. 그러므로, 여러분의 고귀한 청중들을 위해 “천천히” 그리고 “신중하게” 말하고, 청중의 이해력을 돕기 위해 어려운 단어들은 이미지를 사용하여 쉽게 풀어나가시기 바랍니다.

5. 쉬운 언어 사용하기! 발표자들이 범하기 쉬운 가장 큰 실수가, 청중들이 발표자 자신과 동등하게 전문 지식을 보유하고 있다고 단정짓는 것입니다. 하지만 청중은 여러분과 동일한 지식을 보유하고 있지 않다는 것을 꼭 이해해 주셨으면 합니다. 청중들이 전혀 이해할 수 없는 단어들과 문장들을, 여러분들도 가끔 사용하게 될 때가 있습니다. 아주 좋은 예로, 한국의 의사들은 한글과 영문 두가지 버전으로 의학용어를 배웁니다. 그러나 한글 용어로 폐암인 의학 용어를 영어로 배울때는 우리가 흔히 아는 “ Lung Cancer” 가 아닌 “carcinoma of the lung” 으로 배웁니다. 메디컬 컨퍼런스에는 의사가 아닌 제약 영업 대표와 같은 일반인들도 많이 참여하게 되는데, 이런 일반분들 중 “carcinoma of the lung”이 폐암이라는 것을 아시는 분은 몇 분 안되실거라 생각합니다. 제가 정말 어려워하는 단어인 “myocardial infarction”는 “심장마비” 라는 뜻이지만, 일반 청중들이 “myocardial infarction”라는 단어를 듣는다면, 고개를 갸우뚱하게 될 것입니다. 그러므로 여러분! 프레젠테이션에서는 단순하고 이해하기 쉬운 단어들을 사용하십시오. 그러면 모든 분야의 청중들이 여러분의 메세지를 전부 이해할 수 있을 것 입니다.

이 팁들은 이전에도 많이 언급되왔던 내용들입니다. 하지만, 너무 중요하다고 생각되기 때문에 다시한번 이렇게 강조하고자 포스트를 씁니다. 여러분들께 유익한 자료가 되었으면 합니다.