How to effectively present in English in the 21st Century

One of the best places to get ideas for presentation themes and designs is slideshare.net. It literally has thousands of presentations that you can view and in many cases download.

Many of these presentations have been designed by professional designers and these presentations can give you a lot of inspiration for your next presentation project. Many of the presentations can actually convey a simple message just by the images and few words that are contained in the slides.

So, below I have listed my top five favorite presentations on slideshare.net.

프레젠테이션 테마와 디자인에 대한 아이디어를 얻을 수 있는 최적의 리소스 중 하나가 바로 slideshare.net 입니다. 이 웹싸이트는 글자 그대로 여러분들이 볼 수 있는 프레젠테이션이 수 천개에 달하고 다운로드도 받으실 수 있는 곳입니다.

이 곳의 프레젠테이션들은 전문 디자이너에 의해 제작된 것들이 많아, 다음에 있을 여러분의 프레젠테이션 프로젝트에 많은 영감과 아이디어를 제공해 줄 것입니다. 또, 이 곳에서는 이미지와 몇 몇 단어들로 구성된 슬라이드 만으로 간단한 메시지를 전달해 줄 수 있는 프레젠테이션들이 꽤 많이 있습니다.

이 곳의 프레젠테이션들은 전문 디자이너에 의해 제작된 것들이 많아, 다음에 있을 여러분의 프레젠테이션 프로젝트에 많은 영감과 아이디어를 제공해 줄 것입니다. 또, 이 곳에서는 이미지와 몇 몇 단어들로 구성된 슬라이드 만으로 간단한 메시지를 전달해 줄 수 있는 프레젠테이션들이 꽤 많이 있습니다.

Lead By Example by Ryan Fashing

가르 레이놀즈의 “프리젠테이션 젠” 에서 메인 테마 중 하나가 절제, 단순화 그리고 자연스러움의 컨셉입니다. 가르는 자신의 책에서 이 컨셉을 매우 훌륭하게 설명하고 있으며, 이 컨셉을 모국어가 아닌 영어로 프레젠테이션 할 때 어떻게 응용할 수 있는지 여러분들께 설명해 드리고자 합니다.

RESTRAINT (절제)

본래, restraint 의 뜻은 제지하다, 자제하다의 뜻입니다. 이 컨셉을 영어 프레젠테이션에 응용하자면, 프레젠테이션에 쓰이는 슬라이드와 단어들을 핵심적 의미 전달에 중점을 두고, 너무 많은 정보를 한 슬라이드에 담거나, 너무 많은 단어들을 발표자가 두서없이 나열하여 설명하는 것을 지양하자는 것입니다. 보다 적은 정보의 보다 적은 슬라이드 및 단어가 여러분의 메세지를 청중에게 더 정확하고 명료하게 전달할 수 있기 때문입니다.

애석하게도, 오늘날의 비즈니스 세계에서는, 가능한 많은 정보를 한꺼번에 채워 넣고자 하는 강박 관념이 만연하여, 우리는 종종 무수히 많은 단어들을 한 슬라이드에 삽입하거나, 엄청나게 많은 단어들을 나열하여 말하는 등, 쓸데없이 많은 정보들을 사용하려고 노력합니다.

이 “절제”의 컨셉은 우리가 외국어로 프레젠테이션을 하는데 있어서 정말로 도움이 되는 컨셉입니다. 다시 말하자면, 얼마나 많은 영어 단어를 사용해야 하는지에 대해 너무 걱정 할 필요가 없다는 뜻입니다. 우리가 신경쓰고 초점을 두어야 할 부분은 프레젠테이션에 있어서 정말로 “중요한 단어”가 “무엇”인지에 있는 것이지, 단어의 수가 아니기 때문입니다.

정말 중요한 핵심 키워드만을 뽑아내어 슬라이드에 삽입하는 것이, 프레젠테이션을 좀 더 효과적으로 만들어 준다는 것을 아래의 메세지를 보시면 여러분들도 확신하게 될 것입니다.

위와 같이, 같은 메세지를 적은 단어 사용으로도 나타낼 수 있으며, 이렇게 함으로써 더 파워풀한 슬라이드를 만들어 낼 수 있는 것을 볼 수 있습니다.

SIMPLICITY (단순화)

단순함은 지능이 부족한 무지의 의미가 아니라, 이해하기 쉽고 단순하면서도 간결한것을 말하는 것입니다. 발표자들이 범하는 가장 큰 실수중의 하나가, 종종 청중들이 발표자들과 같은 전문 분야의 지식을 보유하고 있다고 생각하여, 자신이 이해하고 있는 모든 전문 지식을 청중들도 당연히 이해할거라 단정하고 프레젠테이션을 진행하는 것입니다. 이건 절대 큰 오산입니다. 발표자는 토픽의 전문적 분야를 잘 모르는 일반 청중들이 꽤 많을 수 있다는 것을 반드시 명심해 두셔야 합니다.

예를 들어, 심장혈관 질환에 대한 프레젠테이션 중, “Angiocardiography” 라는 단어를 발표자가 이야기 합니다. Angiocardiography 를 한글로 번역하면 “심장혈관조영법” 이라는 의학용어 입니다. 이 의학용어조차도 일반인인 우리에게는 너무도 생소하게 느껴집니다. 그럴땐, 발표자가 심장혈관을 촬영하는 기술법중의 하나인 “Angiocardiography” 라고 말한다면, 그제서야 청중은 고개를 끄덕일것 입니다.

청중들이 이해하기 쉽도록 단순하며 간결한 프레젠테이션을 만드는 좋은 방법중의 하나가, 프레젠테이션을 여러분의 할머님께 해드린다고 생각하시면서 준비하는 것 입니다. 만약 여러분의 메세지를 할머님께서 이해하실 수 있다면, 청중도 이해할 수 있을 것 입니다. ( 단, 할머님이 아인슈타인 같은 천재 물리학자가 아니시기 바랍니다. ㅎㅎㅎ )

이 방법을 여러분의 슬라이드에 똑같이 적용해 보시기 바랍니다. 제발 슬라이드를 너무 복잡하게 만들지 말아주세요.

왼쪽의 슬라이드는 오른쪽 슬라이드보다 다소 복잡해 보입니다. 왼쪽의 슬라이드는 메세지의 의미를 전달하고는 있지만, 오른쪽의 슬라이드처럼 깨끗하고 간결하지 않고 매우 복잡해 보여 전달하고자 하는 메세지보다는 사진에 집중하게 만듭니다.

여러분이 사용하고자 하는 언어 또한 중요합니다. 간결하고 짧은 단어와 문장이, 긴 문장과 단어보다 훨씬 더 명확하게 메세지를 전달합니다. 여러분의 뛰어난 영어 실력을 자랑하고자 긴 문장과 어려운 단어들을 주저리 주저리 늘어놓는다면, 정말 쓸데없이 시간을 낭비하시는 겁니다. 지나치게 복잡한 메세지는 비 영어권 청중을 포함한 모든 청중들에게 명확하게 전달되기 어렵습니다. 그러므로 발표자 자신의 영어를, 중간쯤의 영어 레벨을 보유하는 청중들로 타겟을 설정하여 “천천히” 말해야하는 한다는것을 꼭 기억해 주셨으면 합니다.

NATURALNESS (자연스러움)

메세지 전달을 자연스럽게 하라!!!! 이 말은 즉, 자신이 아닌 다른사람처럼 되려고 따라하거나 노력하지 말고, 가장 자신다움을 유지하라는 뜻입니다.

스티브 잡스처럼 검은색 터틀넥에 청바지를 입고, 뉴발란스 운동화를 신고 나와 프레젠테이션을 한다고 해서, 스티브잡스처럼 프레젠테이션을 잘 하게 되는것이 아니라는것쯤은 여러분도 잘 아실겁니다.

멋진 프레젠테이션을 만들고자 욕심이 앞서, 자신이 평소에는 쓰지도 않는 단어와 제스쳐 및 모션 (손 동작, 걸음걸이 등등)들을 사용하다 보면, 보는이들로 하여금 손발이 오그라들 정도로 어색하게 만들때가 있습니다. 청중들이 이러한데, 발표자 자신이 어떻게 자연스럽게 프레젠테이션을 할수 있을까요?

프레젠테이션을 하는데 있어서, 자연스럽게 메세지를 전달하는것은 정말 중요합니다. 자신의 슬라이드를 부자연스럽게 읽게 되면, 마치 로봇이 말하는 것처럼 들리고 발표자 자신의 캐릭터와 성격도 잃어버리게 되는것입니다. 그러므로 자신의 메세지를 자연스럽게 전달하는 법을 배우는 것은, 여러분 자신을 위해 매우 중요한 일입니다. 프레젠테이션을 준비하면서 슬라이드를 읽고, 읽고 또 읽다보면 자신도 모르게 저절로 외워져, 실제 프레젠테이션을 할 때에는, 읽지 않고 발표를 하는데도 마치 문장을 읽는 것처럼 딱딱하고 감정이 배제된 것처럼 들리게 됩니다. 이런 문제점을 극복하기 위해서는, 프레젠테이션 시 자연스러움을 유지하는 법을 배우셔야 합니다.

저의 경우에는, 이런 자연스러움을 유지하고자, 프레젠테이션 준비 시, 슬라이드 내용을 메모하면서, 문장 전체가 아닌 키워드를 메모하는 습관을 길러왔습니다. 키워드 메모 습관이란, 예를 들어, 슬라이드 내용이 “ 그러면 이제, 다음 단계인 디자인 챕터로 넘어가 봅시다. 단, 챕터로 넘어가기전, 기억해야 할 몇 가지 사항들이 있습니다.” 라면, 저는 키워드만을 뽑아내어 “ 다음단계 – 디자인, 기억해야할 사항들” 만을 노트에 메모합니다. 그 메모를 보면서, 자연스러운 연결어들 ( 그러면, 이제, 단, ~전 등등)을 연습하는 것입니다. 이러한 습관은 영어가 모국어가 아닌 분들이, 영어 프레젠테이션을 위해 반드시 배우셔야 하는 부분이기도 합니다.

절제, 단순화 및 자연스러움의 컨셉에 관하여 더 많은 정보를 원하신다며, “프리젠테이션 젠” 책을 강력히 추천해 드리고 싶습니다. 한글판도 나와있으니, 관심있으신 분들은 한번 읽어보시기 바랍니다.

Below is a little slideshow I have created that gives a number of tips you can use next time you present internationally.

Most presentations that I attend or see online begin with nothing spectacular. They usually begin with a “Good morning. Thank you for coming today”. And while this is an OK beginning, that is exactly what it is. It is an “OK” beginning.

There is no inspiration, there is no excitement, and lets be honest the media have not been hyping your presentation for the previous 4 months. Steve Jobs may be able to get the audience excited with a “good morning. Thank you for coming today” beginning, the chances of you being able to do so are pretty slim.

I would not suggest you come running down the centre isle of the room like a TV Presenter or a pop star, but there are a few little things that you can do to help get your presentation off to a great start that wins your audience over and gets the atmosphere moving into a positive direction.

The first method I first saw Garr Reynolds do when he presented at Google Authors, it is simple, but very effective. Below is a sample of how he used animation to say “thank you”

In this slide you see a simple, small “thank you”. When Garr Reynolds shows this slide he says “I just want to say thank you, but not just a small thank you, a really big thank you”

As he says “… a really big thank you” the slide changes from the above slide to the slide below.

This is a nice simple way to get your audience smiling, if not laughing, and really does help to get your audience into a positive frame of mind.

Another way to begin your presentation is to begin with an amazing statistic. For example:

This is a slide that Steve Jobs used in his January 2010 presentation to introduce the iPad. That is an awesome statistic and one that had the audience clapping. Again, the objective of such an opening is to create a positive atmosphere and both the methods I have shown here certainly help to achieve that goal.

One of my favourite opening at the moment is to use video to introduce myself – I talked about the use of HD video as a background to your welcome slide in a previous post, and I have recently been using it to introduce myself when I open a presentation. (you can view that post here)

Another interesting way to make your opening a little more interesting is to use images from your own life (I admit this is another idea from Garr Reynolds) I used this style when I opened my presentation at TED MeongDong, Korea. Below is my slide deck from that presentation.

So when you open your next presentation, think about how you can utilise some creativity to make your opening a little more interesting. It not only makes you look more interesting, it also makes the whole event of your presentation more interesting.

There is a right way and a wrong way to present using images. The first thing to know is randomly taking images from the internet is not only unprofessional, but in most cases illegal. Most images that you find on the internet are copyright protected and if your presentation is recorded or published online anywhere you could find yourself owing the owner of those images a lot of money. Best advise; don’t do it.

Secondly, most images from he internet are of poor quality and really do not help to make your presentation look professional.

There are many places where you can obtain good quality images, legally, that are free. The best place is Flickr. Flickr has a category called “creative commons” and what this essentially means is that the images are made available by the owner for you to use for non-profit purposes. Non-profit purposes means they cannot be used in product materials where the intention is to sell something, or in a book or magazine article where your direct purpose is to make a profit. However, if you want to use the images in your presentation, then generally this will be OK as long as you make sure that you credit the owner for the image in your presentation.

How To Use Images

Once you have selected your images, just randomly placing the images in your slide is unlikely to have the impact you desire. As will all things design there is a right way and a wrong way to make your point. Let’s look at an example:

In this example, the image has a white background, but the slide has a graduated black to grey background. This is a common error many presenters make. To give this image more impact you could change the background to white and resize the image to fit the slide.

There is also another problem with this image. The main speaker is facing away from the words so your eyes are drawn away from the words. Try to make sure that the main person in the image is facing the words to give them greater impact.

Now the image takes centre stage and the impact of the slide is greater. “a picture paints a thousand words” and it our job as presenters to make those pictures paint those words.

A word of warning here…. If you have a low quality image, then resizing to fit your slide could distort the image and this looks very bad. So when it comes to using images, search for good quality images that will allow for some resizing.

In his blog, Presentation Zen, Garr Reynolds shows some excellent sample slides on other ways you can or cannot use images. Click here to view

Personally, I like images where there is a lot of white space for text. Here is a sample slide where there is plenty of space for text.

In this slide you can see there is a lot of free space on the right side of the image to place some text or words. The slide is not busy, or cluttered and it makes for a nice, clean, calm image.

So, next time you set about creating your presentation, remember, the images you use will make a huge difference to the professionalism of your presentation.