How to effectively present in English in the 21st Century

Here’s a quick tip for those of you who have to regularly do presentations.

When we present, we usually have to introduce ourselves to our audience. Of course, there are times when we present to our coworkers and in this situation it would be impractical to do a personal introduction. But when we do need to do a personal introduction it is a good idea to have a pre-prepared opening ready.

The advantages of having an introduction pre-prepared is that it can give you the confidence boost you need to deliver a strong presentation, a presentation where your confidence is high all the way the through.

I was recently watching a couple of Guy Kawasaki presentations on YouTube, one was from 2006 and one from 2008. What I noticed was the Guy used the same opening to introduce himself in both presentations, even though they were two years apart. There were a few differences, but these were very small. The advantages of doing this for Guy was that it enabled him to begin his presentations with humour that worked, and it also allowed him to be confident.

So, if you do do presentations regularly, prepare an introduction now, practice it and get it right, because introducing yourself is something you are going to have to do 95% of the time you do a presentation. A strong beginning usually always leads to a strong middle and a strong ending.

Below are the two You Tube videos I saw:

Over the last few days, there has been much comment of the slide that was featured in the New York Times newspaper regarding the slide that Gen. Stanley A McChrystal, leader of the American and NATO forces in Afghanistan was shown when took over the leadership in Afghanistan.

Gen. McChrystal was heard to comment “when we understand that slide, we’ll have won the war”.

There are far too many problems with this slide to go in to here, but here is my take on the whole debate:

PowerPoint and Keynote are tools that can be used to enhance our presentations, and can both be useful in conveying our message in a stronger and more friendly manner than by words alone. However, over the years our presentation software has become the main focus of our presentation, and that is where we are going wrong. PowerPoint and Keynote were never developed to be the main focus of the presentation. They were developed to help the presenter.

The above slide is creating news now, but I have sat through hundreds of presentation with slides similar to this one. Presentations where the text was too small and there was far too much detail in the slides. This never enhances our message, this always confuses our message and our audience will just turn off.

During the Battle of Britain in World War II, there was no PowerPoint or Keynote software, and so the British airforce used a table, with models for aircraft and a map to follow the war. This not only simplified a very complex battle, it also enabled the leaders of the war to fully understand what was happening in a clear and accurate way.

While today we may not have access to tables with maps and models, we do have access to white boards and flip charts. When we are faced with describing a very complex situation, the use of flip charts and white boards can make the explanation much easier for our audience. We must always remember, that when it comes to presenting, PowerPoint and Keynote are just one kind of tool from many different kinds. The key to a good presentation is simplicity, not detail.

There is a lot of comment on this article. For more insights and opinions please see:

Nancy Duarte of the Slide:ology blog

Guy Kawasaki on the Holy Kaw blog

4월 12일부터 영국에서 총선거 운동이 시작됩니다. 게다가 다음주쯤, 영국에서 단 한번도 이뤄지지 않았던 정당 대표자들의 토론의 장이 역사상 처음으로 열릴 것으로 예상됩니다. 그래서인지 문득, 지난 미국 대통령 선거 후보들이 펼쳤던 열띤 토론에서 배울 점 몇가지들을 여러분들께 알려드리면 참 좋겠다라는 생각이 들었습니다.

오늘 BBC Today 프로그램에서, 미국의 민주당 정치 고문인 Frank Lunz가 토론 시 필요한 몇 가지 팁들을 알려주었습니다. 그 중 프레젠테이션 발표자들에게 유익한 사항들을 아래와 같이 적어보았습니다.

1. “soundbite” 를 가져라! “soundbite”란 정치인의 연설 등이 끝난 후에 청중들이 계속 기억하게 되는 짤막한 어구 또는 단어들을 뜻합니다. 대통령 후보 토론이 끝나고 나면, 라디오와 티비 등, 각종 매체에서 이런 “soundbite”들을 쉴새없이 반복하여 떠들어 댑니다. 실례로 조지 부시 1세가1998년 대통령 선거를 앞두고, 선거 공약으로 “ 제 입술을 보세요. (제 말을 믿어주세요). 더 이상의 새로운 세금은 없습니다.” 라고 말한적이 있습니다. 이 말은 온갖 매체에서 인용이 되었고, 실제 이 말로 부시는 유권자들의 마음을 사로 잡았었습니다. (결과적으로는 이 약속을 지키지 못해 재 선거에서는 참패를 맛보긴 했지만 말입니다.) 이렇게 언론에서 끊임없이 언급하고 청중들 또한 오래 기억하게 되는 것이 바로 “soundbite”입니다. 우리도 프레젠테이션을 할 때. 청중에게 오래 기억될 이런 “soundbite”를 만들고 시도해야 합니다. 이런 것이 있다면, 청중들은 프레젠테이션이 끝난 후 아주 오래된 시간이 지나도, 여러분의 프레젠테이션에 관하여 이야기하게 될 것입니다.

2. 편안하게 보이도록 하라! 실질적으로, 이 뜻은 여유롭게 보이도록 하라는 뜻입니다. Frank Lunz 가 이야기 하기를, 토론 중 “만약 당신이 긴장한 것처럼 보이면, 당신은 실패한 것이다”라고 했습니다. 비록 우리의 프레젠테이션이 선거 연설처럼, 혹은 대통령 후보 토론처럼, 승패를 위한 절박한 싸움과 같이 극적인것은 아니지만, 여유롭게 보이는 것은 여전히 중요합니다. 우리가 여유로워지면, 청중 또한 우리를 보고 편안하게 느끼게 되고, 여러분이 불안하고 초조해 보이면, 청중도 우리를 보면서 똑같은 느낌을 갖게 되기 때문입니다.

3. 규칙을 깨버려라! 개인적으로, 이 부분이 가장 좋은 팁이라고 생각됩니다. 프레젠테이션의 규칙이, 만약 그런 규칙이 정말 존재한다면, 그 기준 방식에 맞추어 프레젠테이션을 하도록 여러분 스스로가 강요받게 됩니다. 그런 기준 방식은 정말 지루합니다. 이런 규칙은 과감히 깨버리시기 바랍니다. 자신의 이름과 직위를 꼭 프레젠테이션 첫 시작에 말하지 않으셔도 됩니다. 대신 드라마틱한 말들로 프레젠테이션을 시작할 수도 있는 것입니다. 슬라이드에 회사 로고를 넣는 것도 이젠 너무 식상합니다. 60분동안 프레젠테이션을 해야한다면, 30분만 진행하시고 끝낼 수도 있는 것입니다. 꼭 60분을 다 채워야 한다는 규칙은 어디에도 없습니다. 프레젠테이션에 있어서, 규칙은 깨기 위해 만들어진 것입니다. 그러므로 과감하게 깨버리시기 바랍니다.

프레젠테이션은 파워포인트나 키노트가 전부가 아닙니다. 우리에겐 프레젠테이션을 진행하는 스킬도 필요한 것입니다. 그러므로 프레젠테이션을 하실 때는, 한 두개 정도의 사운드바이트를 만들고 긴장을 풀어 여유롭게 보이도록 하면서, 지루한 프레젠테이션 규칙에서 벗어나 보시기 바랍니다. 이 세가지를 기억하신다면, 여러분도 훌륭한 프레젠터가 될 수 있을 것입니다.

전문가들로부터 보고 배우는 것은, 자신의 실력을 향상시키는데 참 좋은 방법이라고 늘 생각합니다. 아래의 동영상은 벤처 캐피탈리스트인 가이 카와사키의 프레젠테이션으로, 정해진 시간보더 더 길게 진행하여 규칙 깨기의 좋은 예를 보여주고 있습니다. 그의 훌륭한 프레젠테이션을 감상하시면서, 배울점이 무엇인지 한번 찾아보시기 바랍니다.