How to effectively present in English in the 21st Century

With the passing of Steve Jobs, there has been a lot of comment about his life and his presentation philosophy.

In the recent biography by Walter Isaacson, there are numerous references to Steve Jobs’s thinking on presenting and one in particular stood out for me. The quotation:

“I hate the way people use slide presentations instead of thinking,” Jobs later recalled. “People would confront a problem by creating a presentation. I wanted them to engage, to hash things out at the table, rather than show a bunch of slides. People who know what they’re talking about don’t need PowerPoint.”

This has always been a bug bear to me too. I simply cannot understand why anyone would want to use PowerPoint in a meeting. PowerPoint kills conversation, it puts slides at the centre of attention and it creates an atmosphere of staleness and boredom. The very things that prevent any kind of solution or idea being found.

The best meetings I have attended were where there was a proposal, typed on paper and given to all meeting participants before the meeting, and then everyone had an open and frank discussion about the subject. Often, new ideas were found or new angles were discovered about the original proposal, but one thing that happened was that people actually talked and discussed the idea.

The opposite meetings were where the organiser spent the first ten minutes trying to get his or her computer working, then completely dominated the meeting with slide after slide of boring text and poor quality clip art and pictures. There was no discussion and quite often a lot of confusion. The meeting ended and nobody knew what they were supposed to do.

PowerPoint and Keynote have their place, a product launch to a few hundred journalist, a training seminar where the slides are used to inform and teach. But a meeting to discuss a proposal or to come up with a solution to a problem is not the place.

Take a look at the video below. Here you see Steve Jobs talking to employees from Apple about the problems Apple was facing in 1997, and the solution. Note there are no slides, just Steve up front and centre talking to his staff, and then a video at the end. Had he used PowerPoint,it would have killed the effectiveness of what he had to say.

21세기 비즈니스는 엄청난 발전을 해 왔습니다. 우리는 이제 클라우드 컴퓨팅을 통해 동료나 사업 파트너들과 간편하게 파일을 공유하고 생성할 수 있습니다. 또, 무선 인터넷과 스마트 폰의 급격한 성장으로 사무실과 즉각적인 소통도 할 수 있으며, 이미지와 동영상의 발달은 극에 달아 수 천 마일 떨어져 사는 가족들과도 영상 통화를 통해 서로를 볼 수 있게 되었습니다.

하지만 이러한 기술적 발전에도 불구하고, 오늘날 이루어지는 비즈니스 프레젠테이션들은 아직까지 90년대 스타일을 벗어나지 못하고 있는 것들이 태반입니다. 발표자가 하고자 하는 이야기를 훨씬 이해하기 쉽도록 도와줄 수 있는 이미지는 거의, 심지어는 전혀 찾아 볼 수 없고, 프레젠테이션에 동영상을 삽입하는 발표자는 손가락으로 겨우 꼽을 수 있을 만큼 극히 드뭅니다. 동영상은 아예 사용하지 않거나, 그나마 사용되는 것도 프레젠테이션 내용과 관련없는 것들이 전부입니다.

많은 사람들이 파워포인트를 비난하지만, 사실 파워포인트는 잘못이 없습니다. 파워포인트는 지난 십년간 이미지와 동영상을 훨씬 더 쉽게 사용할 수 있도록 업그레이드 되어 왔기 때문입니다.

이미지도 별로 없고, 동영상도 없는 프레젠테이션들을 보다보면, 기술은 계속해서 진보되어 가고 있는데, 90년대에 교육 받았던 업무 관리자들은 여전히 그 시대에 머물러 있는것 같다는 생각이 듭니다.

이렇게 전형적이고, 지루한 텍스트 위주의 프레젠테이션을 만드는 발표자들은 갖은 변명과 핑계거리를 늘어 놓습니다. 그 중 제가 가장 많이 들었던것은

“우리 회사의 고객들은  새로운 스타일의 프레젠테이션을 좋아하지 않아요”  였습니다.

이건 완전 말도 안되는 거짓말입니다. 세대를 막론하고 어느 누구에나 물으면, 백이면 백 전부 지겹고 고리타분한 방식의 프레젠테이션을 싫어한다고 대답합니다. 여러분의 고객도 그들 중 하나입니다. 그런데 여러분은 왜 여전히 고리타분하고 지겨운 프레젠테이션을 고집하고 계십니까?

제 개인적인 견해로는 이런 문제의 일부가, 90년대에 교육을 받았던 관리자들이 21세기형 비즈니스 사고에 부응하지 못하는 점에 있다는 생각이 듭니다. 즉, 이 분들은 여전히 리스트화 된 사실, 수치 그리고 세부 사항들만이 제품 판매를 위해 필요한 것이라고 믿고 있기 때문입니다.

인스턴트 메세징, 케이블과 위성 티비 그리고 원격 회의 및 스마트 폰이 활성화 되어 있는 세상에서, 여러분의 고객들이 주의를 기울이는 시간은 급격히 짧아지고 있습니다. 과거 평균적으로 한 사람이 사물 하나에 집중할 수 있었던 시간이 대략 15분 정도라고 생각했다면, 현재 그 수치는 5분이 채 되지 않을 정도로 줄어들었습니다.

여러분의 고객이 지금 알고 싶어하는 것은 “여러분 회사의 제품이나 서비스가 자신에게 얼마나 이익이 될까?” 입니다. 여러분은 최대 10분 가량의 시간동안 고객에게 이에 관한 메세지를 전부 전할 수 있어야 합니다. 만약 10분을 넘기신다면, 정말 죄송한 이야기이지만 여러분은 그 고객을 잃게 될 것입니다.

여러분의 고객이 원하는 21세기형 프레젠테이션은, 자신에게 유용한 정보를 주면서도 “그것이 (제품 또는 서비스) 내게 얼마나 이로울까?”라는 질문에 답을 줄 수 있는 것이어야 합니다.

다른 세부 사항은 고객에게 자료로 전해져야 합니다. 이 자료에는 고객이 원한다면 나중에 살펴볼 수 있도록 고루한 기술적 세부사항과 모든 데이타들이 담기게 될 것입니다.

그러니, 제발 90년대에서 깨어나 21세기에 동참하시기 바랍니다. 리스트화된 사실과 수치 그리고 텍스트로 가득한 프레젠테이션은 이제 그만, 좀 더 창의적인 프레젠테이션을 만들어 보시기 바랍니다. 여러분의 슬라이드를 제작해 줄 수 있는 디자인 팀을 따로 두어 가능한 적은 텍스트와 시각적으로 어필할 수 있는 프레젠테이션을 만들고 싶다고 요청하십시오.

사람들은 종종 제게 “어떻게 하면 스티브 잡스처럼 프레젠테이션을 할 수 있죠?”라고 묻곤 합니다. 대답은 간단합니다.

첫 번째, 텍스트를 아예 담지 않거나 최소의 분량만으로 프레젠테이션 내용과 관련된 시각적인 슬라이드를 만드세요.

두 번째, 연습하고 연습하고 또 연습하세요.

방법은 이렇게 정말 간단하답니다.

지난 26일, 뉴욕 타임스에서 다룬, 스탠리 맥크리스털 (아프간 주둔 나토군 및 미군 사령관)이 아프간 상황을 보고받을 때 사용된 파워포인트 슬라이드가 요며칠 세간을 떠들석 하게 만들고 있습니다.

그의 보자관에 따르면, 맥 크리스털 사령관이 위의 슬라이드를 보면서 이렇게 말했다고 합니다.“우리가 저 내용을 전부 이해하면 아프간에서 승리하겠군!”

(여러분들이 봐도 도통 무슨내용인지 모르시겠죠? 저 슬라이드를 과연 누가 이해할 수 있을까요? 이 슬라이드가 뉴욕타임스에서 공개된지 3일이 지난 지금까지 어느 누구도 이 슬라이드를 해석하지 못했다는 슬픈 이야기가 전해지네요. 슬라이드를 만든 사람은 이해하고 있으려나…ㅎㅎ)

여러분들도 보시다시피, 이 슬라이드는 정말 문제가 많아보입니다 (슬라이드를 보신 모든 분들이 다 그렇게 느끼실 거라 믿습니다. ㅎㅎ). 그래서 오늘의 포스트에서는 이 슬라이드가 보여주는 일반적인 문제점들을 다뤄보고자 합니다

파워 포인트와 키노트는 프레젠테이션의 효과를 향상시키기 위해 사용할 수 있는 일종의 툴입니다. 또 이런 툴을 사용하다보면, 메세지를 말로만 전달 했을 때 보다 한층 더 친근감 있고 강력하게 자신의 메세지를 전달할 수 있습니다. 그러나, 지난 수년간 이런 소프트웨어는 프레젠테이션의 메인 포커스가 되어버렸습니다. 이것이 바로 현재 우리가 당면하고 있는 문제점입니다. 파워포인트와 키노트는 프레젠테이션의 핵심이 되고자 개발된 것이 절대 아닙니다. 이런 소프트웨어는 단지 발표자들을 돕기 위해 개발된 것입니다.

위에서 보신 슬라이드는 현재 큰 뉴스거리가 되고 있지만 이것은 비단 군사전략에서만의 문제는 아닌것 같습니다. 그동안 수백명의 프레젠테이션을 보면서 이와 유사한 문제점들을 너무나 많이 봐왔습니다. 텍스트 크기가 너무 작고 지나치게 상세한 정보들이 한꺼번에 들어있는 슬라이드는, 프레젠테이션 메세지에 혼란을 주어 결국 청중들이 귀를 닫아버리게 되는 것입니다.

2차 세계대전 시 영국 전투 기간에는 파워포인트나 키노트같은 소프트웨어가 없었습니다. 그래서 영국 공군은 대신 전쟁 당시의 지도와 에어크래프트 소형 모델들로 만들어진 테이블을 사용했습니다 (위 그림 참조). 이 테이블은 매우 복잡한 전쟁을 단순화 시켜 주었을 뿐 아니라, 전쟁 사령관이 당시 일어나고 있는 상황들을 간결하고 명확하게 이해할 수 있도록 해 주었습니다. (이 구문으 프레젠테이션의 관한 예제로 사용되는 사항이지, 특정 국가과 전혀 관련이 없다는 점 알아주셨으면 합니다. ^^)

지금이야, 이런 지도와 소형 모델로 만든 테이블을 접하기 어렵지만. 대신 화이트 보드나 플립차트를 사용해 보시는게 어떨까요? 매우 복잡한 상황을 묘사해야 할 때, 플립차트나 화이트 보드를 사용하시면 청중들에게 더 쉽게 설명 하실 수 있습니다. 그러니, 프레젠테이션에 있어서 파워포인트나 키노트는 그저 수많은 툴중의 일부라는 것을 꼭 기억해 주셨으면 합니다. 훌륭한 프레젠테이션의 핵심은 단순함이지 상세함이 아니라는 것도 말이죠.

위 기사에 관한 의견들이 정말 많네요. 더 많은 의견들과 견해를 보고 싶으시다면 아래 링크를 참조하시기 바랍니다.

Nancy Duarte of the Slide:ology blog

Guy Kawasaki on the Holy Kaw blog