How to effectively present in English in the 21st Century

One of the things I notice a lot is the number of presentations that use a white background in their slides. This poses a number of problems because it is another way an audience can see that the presenter has not thought very much about their slide design or even their audience.

White is a default background, it is also very bright and can be tiring to the eye. It also looks quite amateurish. Taking the time to think a little about the overall ‘feel’ of your presentation can really show your audience that you care, not only about your presentation, but also about your audience’s comfort.

Take a look at the slide examples below:

The white background looks OK, but it also looks like it is a slide on a projector. However, if you look at the slide with the black background it now looks much more professional and it does not show a ‘white box’. The focus of your audience attention is naturally going to focus on the words on the slide as there is nothing else to look at.

Making this simple, but effective change can make a very big difference to the overall look and feel of your presentation.

The twenty-first century has seen many developments in the world of business. We now have cloud computing, making creating and sharing files between colleagues and partners easier. We also have the spectacular growth of wireless internet and smartphones, making communication between us and the office instantaneous, and we have had the development of video and images grow to a point where we can view videos of our family thousands of miles away live through the internet.

Sadly, despite all this technological development, many business presentations delivered today are stuck in the 1990s. There are few or no images to help make a point easier to understand, and the use of video in presentations is woefully poor. Either the videos used have no relevant point to the presentation, or there simply are no videos at all.

Many people blame PowerPoint, but that is not true at all. PowerPoint has developed throughout the first ten years of the new century making the use of images and video much easier.

What seems to have happened is that while technology has moved forward, business managers, who trained in the 1990s have not.

I have heard all sorts of excuses for the typical, boring, text dominated presentations. The best one so far is:

“Our customers don’t like modern presentations”

What complete rubbish! Your customers time and time again, when asked, say they hate boring old presentations. So why are you still delivering ‘boring old presentations’?

Part of the problem, I think, is that managers trained in the 1990s have not kept up with modern business thinking. What I mean by that is that managers still believe that facts, figures and details are what sell products.

Yet, in a world of instant messaging, cable and satellite TV, teleconferencing and smartphones your customers’ attention span has dropped dramatically. While in the past it was thought that an average person could focus on one thing for about fifteen minutes, today that figure has dropped to less than five.

What your customers what to know now is “how will your product or service benefit me?” And you have about ten minutes maximum to get that message across to them. If it takes you longer than that, I am sorry, but you will have lost your customer.

What your customer wants in the twenty-first century is a presentation that is informative and gives me the answer to the question “how will it benefit me?”

The details should be supplied to your customer on a fact-sheet. This will contain all the data, and boring technical details for your customer to go through at a later time if that is what they want to do.

So please, wake up and join us in the twenty-first century. Stop creating presentations that are boring and full of text, facts and figures and use a little imagination. Have your design team create your slides and tell them that you want to have a presentation that is visually appealing and containing as few words as possible.

People often ask me “how can I present like Steve Jobs?” the answer to that is simple:

First create visually, but relevant slides with little or no text

Second, rehearse, rehearse and rehearse.

It really is as simple as that.

One of the biggest problems in the world of presenting today is that too many people put far too much information and detail into their slides. When you do this, you loose the focus of your presentation, and this ultimately leads to your audience becoming bored and finally to fall asleep.

Take a look at the video below from Holiday Inn Hotels. The wonderful simplicity of the advert would make brilliant presentation slides. There is an image (a relevant image) and just two simple words.

The picture captures the emotion and the words create the message. There is nothing complex, there are not bullet points, lists, charts or graphs. Just a simple image with a simple message. And that is all you need to do to create amazing presentations today. Sadly, too many presenters do not do this and that is why presentations today have such a bad name.

대부분의 프레젠테이션을 살펴보면, 슬라이드 텍스트를 수평으로 정형하는것이 발표자들 사이에서 일종의 불문율처럼 보여집니다. 저도 언제 어디서부터 이런 규칙이 생겼는지는 잘 모르지만, 만약 여러분이 텍스트 디자인을 항상 수평으로만 생각하신다면, 무언가 재미있고 흥미로운 슬라이드를 디자인하기가 어렵다고 느끼시게 될 겁니다.

모든 슬라이드 텍스트를 반드시 수평으로 정렬해야 한다는 규칙은 세상 어디에도 없습니다. 여러분 모두, 세상에 있지도 않은 그런 규칙에서 벗어나, 텍스트를 기울여도 보고 비스듬하게도 만들어 보면서 슬라이드 디자인을 즐겨보시기 바랍니다.

슬라이드에 이미지를 삽입하실 때, 텍스트를 비스듬하게 놓으시면 여러분의 슬라이드를 더욱 더 생동감 넘치게 만들 수 있습니다. 하지만 기울인 텍스트와 이미지가 서로 조화를 이루는지 확인 해 보셔야 합니다. 이미지와 함께 텍스트를 이곳 저곳 놓아보시면서 슬라이드에 가장 잘 어울리는 부분을 찾아보시기 바랍니다.

위의 그림 중간에 보이는 수평선을 응용해, 그 수평선을 따라 메인 텍스트를 자연스럽게 기울여 이미지와 퍼펙트하게 어울리는 슬라이드를 만들어 보았습니다.

슬라이드의 주인은 바로 여러분 자신입니다. 슬라이드 안의 텍스트는 여러분이 원하시는 곳 어디에든 넣을 수 있다는 것을 항상 기억하시기 바랍니다. 한가지 여러분이 따라 주셔야 할 점은, 여러분 자신의 시각으로 텍스트와 이미지 사이의 조화를 찾아보시고, 이 둘이 서로 발란스를 이루도록 해야 한다는 것입니다.

그러므로 기억하세요! 텍스트를 꼭 수평으로 유지해야할 필요가 없습니다. 텍스트를 기울일 수도 있고, 수직으로 만들수도 있는 것입니다. 가장 중요한 것은 텍스트와 이미지의 발란스를 유지하고, 텍스트를 이곳 저곳 놓아보면서 디자인을 마음껏 즐기는 것입니다.

가르 레이놀즈의 “프리젠테이션 젠” 에서 메인 테마 중 하나가 절제, 단순화 그리고 자연스러움의 컨셉입니다. 가르는 자신의 책에서 이 컨셉을 매우 훌륭하게 설명하고 있으며, 이 컨셉을 모국어가 아닌 영어로 프레젠테이션 할 때 어떻게 응용할 수 있는지 여러분들께 설명해 드리고자 합니다.

RESTRAINT (절제)

본래, restraint 의 뜻은 제지하다, 자제하다의 뜻입니다. 이 컨셉을 영어 프레젠테이션에 응용하자면, 프레젠테이션에 쓰이는 슬라이드와 단어들을 핵심적 의미 전달에 중점을 두고, 너무 많은 정보를 한 슬라이드에 담거나, 너무 많은 단어들을 발표자가 두서없이 나열하여 설명하는 것을 지양하자는 것입니다. 보다 적은 정보의 보다 적은 슬라이드 및 단어가 여러분의 메세지를 청중에게 더 정확하고 명료하게 전달할 수 있기 때문입니다.

애석하게도, 오늘날의 비즈니스 세계에서는, 가능한 많은 정보를 한꺼번에 채워 넣고자 하는 강박 관념이 만연하여, 우리는 종종 무수히 많은 단어들을 한 슬라이드에 삽입하거나, 엄청나게 많은 단어들을 나열하여 말하는 등, 쓸데없이 많은 정보들을 사용하려고 노력합니다.

이 “절제”의 컨셉은 우리가 외국어로 프레젠테이션을 하는데 있어서 정말로 도움이 되는 컨셉입니다. 다시 말하자면, 얼마나 많은 영어 단어를 사용해야 하는지에 대해 너무 걱정 할 필요가 없다는 뜻입니다. 우리가 신경쓰고 초점을 두어야 할 부분은 프레젠테이션에 있어서 정말로 “중요한 단어”가 “무엇”인지에 있는 것이지, 단어의 수가 아니기 때문입니다.

정말 중요한 핵심 키워드만을 뽑아내어 슬라이드에 삽입하는 것이, 프레젠테이션을 좀 더 효과적으로 만들어 준다는 것을 아래의 메세지를 보시면 여러분들도 확신하게 될 것입니다.

위와 같이, 같은 메세지를 적은 단어 사용으로도 나타낼 수 있으며, 이렇게 함으로써 더 파워풀한 슬라이드를 만들어 낼 수 있는 것을 볼 수 있습니다.

SIMPLICITY (단순화)

단순함은 지능이 부족한 무지의 의미가 아니라, 이해하기 쉽고 단순하면서도 간결한것을 말하는 것입니다. 발표자들이 범하는 가장 큰 실수중의 하나가, 종종 청중들이 발표자들과 같은 전문 분야의 지식을 보유하고 있다고 생각하여, 자신이 이해하고 있는 모든 전문 지식을 청중들도 당연히 이해할거라 단정하고 프레젠테이션을 진행하는 것입니다. 이건 절대 큰 오산입니다. 발표자는 토픽의 전문적 분야를 잘 모르는 일반 청중들이 꽤 많을 수 있다는 것을 반드시 명심해 두셔야 합니다.

예를 들어, 심장혈관 질환에 대한 프레젠테이션 중, “Angiocardiography” 라는 단어를 발표자가 이야기 합니다. Angiocardiography 를 한글로 번역하면 “심장혈관조영법” 이라는 의학용어 입니다. 이 의학용어조차도 일반인인 우리에게는 너무도 생소하게 느껴집니다. 그럴땐, 발표자가 심장혈관을 촬영하는 기술법중의 하나인 “Angiocardiography” 라고 말한다면, 그제서야 청중은 고개를 끄덕일것 입니다.

청중들이 이해하기 쉽도록 단순하며 간결한 프레젠테이션을 만드는 좋은 방법중의 하나가, 프레젠테이션을 여러분의 할머님께 해드린다고 생각하시면서 준비하는 것 입니다. 만약 여러분의 메세지를 할머님께서 이해하실 수 있다면, 청중도 이해할 수 있을 것 입니다. ( 단, 할머님이 아인슈타인 같은 천재 물리학자가 아니시기 바랍니다. ㅎㅎㅎ )

이 방법을 여러분의 슬라이드에 똑같이 적용해 보시기 바랍니다. 제발 슬라이드를 너무 복잡하게 만들지 말아주세요.

왼쪽의 슬라이드는 오른쪽 슬라이드보다 다소 복잡해 보입니다. 왼쪽의 슬라이드는 메세지의 의미를 전달하고는 있지만, 오른쪽의 슬라이드처럼 깨끗하고 간결하지 않고 매우 복잡해 보여 전달하고자 하는 메세지보다는 사진에 집중하게 만듭니다.

여러분이 사용하고자 하는 언어 또한 중요합니다. 간결하고 짧은 단어와 문장이, 긴 문장과 단어보다 훨씬 더 명확하게 메세지를 전달합니다. 여러분의 뛰어난 영어 실력을 자랑하고자 긴 문장과 어려운 단어들을 주저리 주저리 늘어놓는다면, 정말 쓸데없이 시간을 낭비하시는 겁니다. 지나치게 복잡한 메세지는 비 영어권 청중을 포함한 모든 청중들에게 명확하게 전달되기 어렵습니다. 그러므로 발표자 자신의 영어를, 중간쯤의 영어 레벨을 보유하는 청중들로 타겟을 설정하여 “천천히” 말해야하는 한다는것을 꼭 기억해 주셨으면 합니다.

NATURALNESS (자연스러움)

메세지 전달을 자연스럽게 하라!!!! 이 말은 즉, 자신이 아닌 다른사람처럼 되려고 따라하거나 노력하지 말고, 가장 자신다움을 유지하라는 뜻입니다.

스티브 잡스처럼 검은색 터틀넥에 청바지를 입고, 뉴발란스 운동화를 신고 나와 프레젠테이션을 한다고 해서, 스티브잡스처럼 프레젠테이션을 잘 하게 되는것이 아니라는것쯤은 여러분도 잘 아실겁니다.

멋진 프레젠테이션을 만들고자 욕심이 앞서, 자신이 평소에는 쓰지도 않는 단어와 제스쳐 및 모션 (손 동작, 걸음걸이 등등)들을 사용하다 보면, 보는이들로 하여금 손발이 오그라들 정도로 어색하게 만들때가 있습니다. 청중들이 이러한데, 발표자 자신이 어떻게 자연스럽게 프레젠테이션을 할수 있을까요?

프레젠테이션을 하는데 있어서, 자연스럽게 메세지를 전달하는것은 정말 중요합니다. 자신의 슬라이드를 부자연스럽게 읽게 되면, 마치 로봇이 말하는 것처럼 들리고 발표자 자신의 캐릭터와 성격도 잃어버리게 되는것입니다. 그러므로 자신의 메세지를 자연스럽게 전달하는 법을 배우는 것은, 여러분 자신을 위해 매우 중요한 일입니다. 프레젠테이션을 준비하면서 슬라이드를 읽고, 읽고 또 읽다보면 자신도 모르게 저절로 외워져, 실제 프레젠테이션을 할 때에는, 읽지 않고 발표를 하는데도 마치 문장을 읽는 것처럼 딱딱하고 감정이 배제된 것처럼 들리게 됩니다. 이런 문제점을 극복하기 위해서는, 프레젠테이션 시 자연스러움을 유지하는 법을 배우셔야 합니다.

저의 경우에는, 이런 자연스러움을 유지하고자, 프레젠테이션 준비 시, 슬라이드 내용을 메모하면서, 문장 전체가 아닌 키워드를 메모하는 습관을 길러왔습니다. 키워드 메모 습관이란, 예를 들어, 슬라이드 내용이 “ 그러면 이제, 다음 단계인 디자인 챕터로 넘어가 봅시다. 단, 챕터로 넘어가기전, 기억해야 할 몇 가지 사항들이 있습니다.” 라면, 저는 키워드만을 뽑아내어 “ 다음단계 – 디자인, 기억해야할 사항들” 만을 노트에 메모합니다. 그 메모를 보면서, 자연스러운 연결어들 ( 그러면, 이제, 단, ~전 등등)을 연습하는 것입니다. 이러한 습관은 영어가 모국어가 아닌 분들이, 영어 프레젠테이션을 위해 반드시 배우셔야 하는 부분이기도 합니다.

절제, 단순화 및 자연스러움의 컨셉에 관하여 더 많은 정보를 원하신다며, “프리젠테이션 젠” 책을 강력히 추천해 드리고 싶습니다. 한글판도 나와있으니, 관심있으신 분들은 한번 읽어보시기 바랍니다.