How to present in English

In the final part of how to turn a presentation in to a great presentation I want to focus on 5 tips you can use that will help you with the language you should be using when you present.

So, here are the five language tips you can use that will help turn your next presentation in to a great presentation.

1. Use short sentences.

In modern day English, the trend is for us to use short, simple sentences. The reason for this is that shorter sentences are easier to follow and also helps your presentation feel like it is flowing faster. Another advantage of using short sentences is that it helps you, a non-native English speaker, to remember the key phrases and sentences you need to use.

2. Use Action words

English is an action language, not a descriptive language. So always try to use an action verb or action phrase. Doing this will keep your audience interest high. For example. Use words like:

Developed, produced, created, designed, sold and shipped

Notice how Steve Jobs always begins his presentations with an ‘update’. By doing this he allows himself to begin his presentation with positive, action words that get his audience excited and amazed.

3. Tell personal stories

One of the biggest criticisms I hear from native English speakers when talking about how Korean people present in that Korean presenters always sound inhumane. It is as if they are not human. One way round this is to tell stories from your own life. It is possible that you are taught from an early age that you should not mix your personal life with your professional life. This is just BS! Business is human. Doing business is about human relationships and contacts. So, tell stories from your personal life.

Before is an example of a speaker at TED telling a personal story to begin his presentation. Doing this makes him sound much more human and allows him to connect with his audience

4. Use positive adjectives

In English we like to hear positive words. Positive words stimulate our minds and keeps our attention. A presentation full of negative adjectives is likely to send us to sleep. So, when you are preparing your presentation, check through it carefully to make sure that the majority of words you are using are positive. Examples of positive words are:
Brilliant, cool, excellent, fantastic, great.

WARNING! - Do not keep using the same words over and over again. If you do, you create a Mark Anthony situation (This situation comes from Shakespeare’s play Julius Caesar where Mark Anthony repeated the words “for they are honourable men” over and over again during his speech following the murder of Julius Caesar, to the point where his audience began not to believe these words – they became sarcastic)
5. Use Emotional words

The best presentations create emotion. The emotion they create does not matter, it can be funny or sad. It really does not matter. Presentations that evoke emotion are always memorable and always get talked about.
To create emotion in a presentation get your audience to imagine a situation. For example:
“Imagine how you feel when you are stuck in a huge traffic jam and you are five minutes away from the most important interview of your life”

By asking your audience to ‘imagine’ how they would feel in a given situation, allows your audience to feel the emotion you want them to feel. It’s a great trick and it keeps your audience involved in your presentation.
By following the advice given here and in my previous two posts you can turn any presentation in to a great presentation. Good luck and stay positive.

가르 레이놀즈의 “프리젠테이션 젠” 에서 메인 테마 중 하나가 절제, 단순화 그리고 자연스러움의 컨셉입니다. 가르는 자신의 책에서 이 컨셉을 매우 훌륭하게 설명하고 있으며, 이 컨셉을 모국어가 아닌 영어로 프레젠테이션 할 때 어떻게 응용할 수 있는지 여러분들께 설명해 드리고자 합니다.

RESTRAINT (절제)

본래, restraint 의 뜻은 제지하다, 자제하다의 뜻입니다. 이 컨셉을 영어 프레젠테이션에 응용하자면, 프레젠테이션에 쓰이는 슬라이드와 단어들을 핵심적 의미 전달에 중점을 두고, 너무 많은 정보를 한 슬라이드에 담거나, 너무 많은 단어들을 발표자가 두서없이 나열하여 설명하는 것을 지양하자는 것입니다. 보다 적은 정보의 보다 적은 슬라이드 및 단어가 여러분의 메세지를 청중에게 더 정확하고 명료하게 전달할 수 있기 때문입니다.

애석하게도, 오늘날의 비즈니스 세계에서는, 가능한 많은 정보를 한꺼번에 채워 넣고자 하는 강박 관념이 만연하여, 우리는 종종 무수히 많은 단어들을 한 슬라이드에 삽입하거나, 엄청나게 많은 단어들을 나열하여 말하는 등, 쓸데없이 많은 정보들을 사용하려고 노력합니다.

이 “절제”의 컨셉은 우리가 외국어로 프레젠테이션을 하는데 있어서 정말로 도움이 되는 컨셉입니다. 다시 말하자면, 얼마나 많은 영어 단어를 사용해야 하는지에 대해 너무 걱정 할 필요가 없다는 뜻입니다. 우리가 신경쓰고 초점을 두어야 할 부분은 프레젠테이션에 있어서 정말로 “중요한 단어”가 “무엇”인지에 있는 것이지, 단어의 수가 아니기 때문입니다.

정말 중요한 핵심 키워드만을 뽑아내어 슬라이드에 삽입하는 것이, 프레젠테이션을 좀 더 효과적으로 만들어 준다는 것을 아래의 메세지를 보시면 여러분들도 확신하게 될 것입니다.

위와 같이, 같은 메세지를 적은 단어 사용으로도 나타낼 수 있으며, 이렇게 함으로써 더 파워풀한 슬라이드를 만들어 낼 수 있는 것을 볼 수 있습니다.

SIMPLICITY (단순화)

단순함은 지능이 부족한 무지의 의미가 아니라, 이해하기 쉽고 단순하면서도 간결한것을 말하는 것입니다. 발표자들이 범하는 가장 큰 실수중의 하나가, 종종 청중들이 발표자들과 같은 전문 분야의 지식을 보유하고 있다고 생각하여, 자신이 이해하고 있는 모든 전문 지식을 청중들도 당연히 이해할거라 단정하고 프레젠테이션을 진행하는 것입니다. 이건 절대 큰 오산입니다. 발표자는 토픽의 전문적 분야를 잘 모르는 일반 청중들이 꽤 많을 수 있다는 것을 반드시 명심해 두셔야 합니다.

예를 들어, 심장혈관 질환에 대한 프레젠테이션 중, “Angiocardiography” 라는 단어를 발표자가 이야기 합니다. Angiocardiography 를 한글로 번역하면 “심장혈관조영법” 이라는 의학용어 입니다. 이 의학용어조차도 일반인인 우리에게는 너무도 생소하게 느껴집니다. 그럴땐, 발표자가 심장혈관을 촬영하는 기술법중의 하나인 “Angiocardiography” 라고 말한다면, 그제서야 청중은 고개를 끄덕일것 입니다.

청중들이 이해하기 쉽도록 단순하며 간결한 프레젠테이션을 만드는 좋은 방법중의 하나가, 프레젠테이션을 여러분의 할머님께 해드린다고 생각하시면서 준비하는 것 입니다. 만약 여러분의 메세지를 할머님께서 이해하실 수 있다면, 청중도 이해할 수 있을 것 입니다. ( 단, 할머님이 아인슈타인 같은 천재 물리학자가 아니시기 바랍니다. ㅎㅎㅎ )

이 방법을 여러분의 슬라이드에 똑같이 적용해 보시기 바랍니다. 제발 슬라이드를 너무 복잡하게 만들지 말아주세요.

왼쪽의 슬라이드는 오른쪽 슬라이드보다 다소 복잡해 보입니다. 왼쪽의 슬라이드는 메세지의 의미를 전달하고는 있지만, 오른쪽의 슬라이드처럼 깨끗하고 간결하지 않고 매우 복잡해 보여 전달하고자 하는 메세지보다는 사진에 집중하게 만듭니다.

여러분이 사용하고자 하는 언어 또한 중요합니다. 간결하고 짧은 단어와 문장이, 긴 문장과 단어보다 훨씬 더 명확하게 메세지를 전달합니다. 여러분의 뛰어난 영어 실력을 자랑하고자 긴 문장과 어려운 단어들을 주저리 주저리 늘어놓는다면, 정말 쓸데없이 시간을 낭비하시는 겁니다. 지나치게 복잡한 메세지는 비 영어권 청중을 포함한 모든 청중들에게 명확하게 전달되기 어렵습니다. 그러므로 발표자 자신의 영어를, 중간쯤의 영어 레벨을 보유하는 청중들로 타겟을 설정하여 “천천히” 말해야하는 한다는것을 꼭 기억해 주셨으면 합니다.

NATURALNESS (자연스러움)

메세지 전달을 자연스럽게 하라!!!! 이 말은 즉, 자신이 아닌 다른사람처럼 되려고 따라하거나 노력하지 말고, 가장 자신다움을 유지하라는 뜻입니다.

스티브 잡스처럼 검은색 터틀넥에 청바지를 입고, 뉴발란스 운동화를 신고 나와 프레젠테이션을 한다고 해서, 스티브잡스처럼 프레젠테이션을 잘 하게 되는것이 아니라는것쯤은 여러분도 잘 아실겁니다.

멋진 프레젠테이션을 만들고자 욕심이 앞서, 자신이 평소에는 쓰지도 않는 단어와 제스쳐 및 모션 (손 동작, 걸음걸이 등등)들을 사용하다 보면, 보는이들로 하여금 손발이 오그라들 정도로 어색하게 만들때가 있습니다. 청중들이 이러한데, 발표자 자신이 어떻게 자연스럽게 프레젠테이션을 할수 있을까요?

프레젠테이션을 하는데 있어서, 자연스럽게 메세지를 전달하는것은 정말 중요합니다. 자신의 슬라이드를 부자연스럽게 읽게 되면, 마치 로봇이 말하는 것처럼 들리고 발표자 자신의 캐릭터와 성격도 잃어버리게 되는것입니다. 그러므로 자신의 메세지를 자연스럽게 전달하는 법을 배우는 것은, 여러분 자신을 위해 매우 중요한 일입니다. 프레젠테이션을 준비하면서 슬라이드를 읽고, 읽고 또 읽다보면 자신도 모르게 저절로 외워져, 실제 프레젠테이션을 할 때에는, 읽지 않고 발표를 하는데도 마치 문장을 읽는 것처럼 딱딱하고 감정이 배제된 것처럼 들리게 됩니다. 이런 문제점을 극복하기 위해서는, 프레젠테이션 시 자연스러움을 유지하는 법을 배우셔야 합니다.

저의 경우에는, 이런 자연스러움을 유지하고자, 프레젠테이션 준비 시, 슬라이드 내용을 메모하면서, 문장 전체가 아닌 키워드를 메모하는 습관을 길러왔습니다. 키워드 메모 습관이란, 예를 들어, 슬라이드 내용이 “ 그러면 이제, 다음 단계인 디자인 챕터로 넘어가 봅시다. 단, 챕터로 넘어가기전, 기억해야 할 몇 가지 사항들이 있습니다.” 라면, 저는 키워드만을 뽑아내어 “ 다음단계 – 디자인, 기억해야할 사항들” 만을 노트에 메모합니다. 그 메모를 보면서, 자연스러운 연결어들 ( 그러면, 이제, 단, ~전 등등)을 연습하는 것입니다. 이러한 습관은 영어가 모국어가 아닌 분들이, 영어 프레젠테이션을 위해 반드시 배우셔야 하는 부분이기도 합니다.

절제, 단순화 및 자연스러움의 컨셉에 관하여 더 많은 정보를 원하신다며, “프리젠테이션 젠” 책을 강력히 추천해 드리고 싶습니다. 한글판도 나와있으니, 관심있으신 분들은 한번 읽어보시기 바랍니다.

There is a lot of advice written about choosing your words carefully, using correct sentences and power words. And this advice is often given with good intentions. However, when we get stressed about sentence structure, the words we use and grammar, we begin to forget about our story and start sounding scripted.

For the most part we are not politicians giving speeches. We are business people and college students giving presentations about a product or service. The best presentations always come across like a conversation with the audience and when we have a conversation with our friends or coworkers we are not stressing about the words we are using. In fact when we take too much care about our sentences and words we prevent our natural personality from shining through and this makes our presentation sound flat.

It is of course important to be understood, and there are rules about rubbishing your competition, but this should not prevent you from using the vocabulary you are familiar and comfortable with. When you use your natural vocabulary, your natural personality comes through and when you give a presentation this is so important. Allowing your natural personality out, will bond you more positively with your audience.

So. next time you are preparing your presentation, drop those unfamiliar sounding and abstract words, and use your natural vocabulary. You and your audience will have a much closer relationship and you will feel much more relaxed.